JYYn järjestämis- ja osallistumisavustus

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan (JYY) myöntämien avustusten tarkoituksena on tukea tasapuolisesti JYYn piirissä toimivien yhdistysten, opiskelijaryhmien ja yksittäisten opiskelijoiden järjestämiä tapahtumia sekä osallistumisia erilaisiin tapahtumiin. Avustuksilla JYY haluaa kannustaa jäseniään sekä piirissään toimivia yhdistyksiä aktiivisuuteen ja uusien toimintamuotojen käynnistämiseen. Yhdistysten varsinaisen toiminnan tueksi haetaan JYYn yleisavustusta. Yleisavustukset tulevat hakuun helmikuussa ja hausta ilmoitetaan erikseen.

JYYn projekti- ja liikunta-avustusten hakeminen on yhdistetty samaan hakumenetelmään syksystä 2015 alkaen. Samalla hakuprosessia on yhtenäistetty ja kriteerejä muutettu. Huomaathan, että kriteereitä on edelleen päivitetty kesällä 2016. JYYn hallitus ja henkilöstö auttavat mielellään kaikissa avustuksiin liittyvissä kysymyksissä.

Avustuksia kulttuuritapahtumiin myöntää myös Jyväskylän yliopiston kulttuuritoimikunta muutaman kerran vuodessa. Katso tarkemmat hakuohjeet täältä.

 

1. Yleistä avustuksista

Ylioppilaskunnan budjetista varataan vuosittain summa, jolla avustetaan erilaisten projektien ja tapahtumien järjestämisessä sekä niihin osallistumisessa. Avustuksia nimitetään JYYn järjestämis- ja osallistumisavustuksiksi ja niiden myöntämisestä päättää JYYn hallitus. Avustusta myönnetään korkeintaan 500 euroa/hakeva taho/vuosi, enintään kuuteen eri projektiin.

Avustus voidaan myöntää myös tappiontakauksena, mikäli se on projektin luonteen huomioon ottaen mahdollista. Avustusta ei ole tarkoitettu voittoa tavoitteleviin projekteihin. Avustusta voi hakea yksittäinen opiskelija, opiskelijaporukka, joukkue, rekisteröity tai rekisteröimätön yhdistys tai useampi yhdistys yhdessä.

 

2. Avustusten hakeminen

Järjestöt ja yksittäiset opiskelijat voivat hakea järjestämis- ja osallistumisavustuksia. Tapahtuma tai projekti johon avustusta haetaan ei saa olla järjestön jokavuotista toimintaa, sitä varten järjestö voi hakea JYYn yleisavustusta. Myönnettävän avustuksen summa riippuu tapahtuman tai kilpailun sisällöstä sekä osallistuvien JYYn jäsenten määrästä.

Kaikissa avustushakemuksissa tulee olla liitteenä selvitys, josta ilmenee:

  • realistinen talousarvio: tulot ja menot eriteltyinä, tapahtuman omarahoitusosuus, muut tahot joilta tukea tai avustusta on mahdollisesti haettu sekä JYYltä haettava summa.
  • arvioitu osallistujamäärä (JYYn jäsenten lukumäärä eriteltynä).
  • selkeä ja kattava kuvaus tapahtumasta ja sen tarkoituksesta sekä siitä, miten tapahtuma liittyy järjestävän tahon toimintaan.
  • perustelut, miksi tukea tulisi myöntää.
  • kenelle tapahtuma on suunnattu.
  • miten tapahtumasta tiedotetaan.
  • alustava aikataulu.
  • onko tapahtumaan osallistumismaksua.

 

1) Järjestämisavustus

Avustusta haetaan erilaisten tapahtumien ja projektien järjestämiseen summa, jonka käyttö tulee esille budjetista. JYY maksaa myönnettyyn summaan asti toteutuneiden kulujen mukaan.

  • Esimerkki: Ainejärjestö järjestää talviriehan tai asiantuntijaluennon
  • Avustusta myönnetään tiettyyn summaan asti.

Kriteerit:

  • Avustusta myönnetään opiskelijan tai järjestön järjestämien tapahtumien kuluihin.
  • Tapahtumalla tai projektilla on oltava vastuuhenkilö, joka sitoutuu noudattamaan avustuskriteereitä.
  • Tapahtuman budjetin on oltava realistinen ja huolellisesti laadittu. Budjetista on tultava selkeästi esiin, mihin avustus käytetään ja ketkä ovat mahdolliset muut rahoittavat tahot ja mikä on järjestävän tahon omarahoitusosuus kuluista. Mikäli omarahoitusosuus on 0€, tulee sen olla perusteltua.
  • Avustus maksetaan tapahtuman jälkeen loppuraportin ja toteutuneen budjetin mukaisesti, ellei ennakkomaksusta erikseen sovita.
  • Taho, jolle on myönnetty avustusta on velvollinen raportoimaan nettilomakkeella kuukauden sisässä tapahtumasta, johon avustusta on myönnetty. Mikäli raporttia ja pyydettyjä liitteitä ei ole toimitettu (tai selvitystä asiasta) ajoissa, ei myönnettyä avustusta laiteta maksuun.

Avustusta ei myönnetä:

  • tapahtumiin, jotka tavoittelevat voittoa.
  • bileisiin ja illanviettoihin, joihin ei liity ohjattua/suunniteltua toimintaa
  • säännöllisiin tapahtumiin tai kustannuksiin, kuten säännöllisen liikuntavuoron salivuokraan tai vuosijuhlaan.
  • matka- tai majoituskuluihin. (Poislukien liikuntatapahtumat, joista ei koidu muita kustannuksia, esimerkiksi vaellusretket. Matka- ja majoituskulujen myöntämistä harkitaan tapauskohtaisesti.)
  • järjestön yleisiin hankintoihin.
  • puutteellisten, myöhästyneiden tai hutiloiden tehtyjen hakemusten perusteella.
  • jos tapahtumasta ei toimiteta raporttia liitteineen viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta.

 

2) Osallistumisavustus

Avustus haetaan erilaisiin tapahtumiin ja lajikokeiluihin osallistumiseen

  • Esimerkki: Ainejärjestö vie jäseniään boulderoimaan, osallistumaan konserttiin tai opiskelija edustaa JYYtä Opiskelijoiden SM-kisoissa.
  • Avustusta myönnetään tietty euromäärä osallistuvaa JYYn jäsentä kohden.
  • Isojen kisojen (esim. OSM) kohdalla avustusta voidaan myöntää tiettyyn menojen kokonaisuuteen eli käytännössä osallistumismaksuihin. Avustusta myönnetään tiettyyn summaan asti.

Kriteerit:

  • Avustusta myönnetään osallistumis- ja kilpailumaksuihin.
  • Tapahtumalla on oltava vastuuhenkilö, joka sitoutuu noudattamaan avustuskriteereitä.
  • Myönnettävä summa riippuu tapahtuman avustuskriteereissä hyväksytyistä kuluista.
  • Tapahtuman budjetin on oltava realistinen ja huolellisesti laadittu. Budjetista on tultava selkeästi esiin, mihin avustus käytetään ja ketkä ovat mahdolliset muut rahoittavat tahot ja mikä on järjestävän tahon omarahoitusosuus. Mikäli omarahoitusosuus on 0€, tulee sen olla perusteltua.
  • Avustus maksetaan loppuraportin ja toteutuneen budjetin mukaisesti, ellei ennakkomaksusta erikseen sovita.
  • Taho, jolle on myönnetty avustusta on velvollinen raportoimaan nettilomakkeella kuukauden sisässä tapahtumasta, johon avustusta on myönnetty. Mikäli raporttia ja pyydettyjä liitteitä ei ole toimitettu (tai selvitystä asiasta) ajoissa, ei myönnettyä avustusta laiteta maksuun.

Avustusta ei myönnetä:

  • harjoittelusta aiheutuviin kuluihin.
  • matka- tai majoituskuluihin. (Poislukien kisat ja tapahtumat, joista ei koidu muita kustannuksia. Matka- ja majoituskulujen myöntämistä harkitaan tapauskohtaisesti.)
  • yleisiin hankintoihin (esim. toimistotarvikkeet, kisa-asut).
  • puutteellisten, myöhästyneiden tai hutiloiden tehtyjen hakemusten perusteella.
  • jos tapahtumasta ei toimiteta raporttia liitteineen viimeistään kuukauden kuluttua tapahtumasta.

 

3. Avustusten myöntämisperusteet

Myönnettävän avustuksen summa riippuu projektin tai tapahtuman kattavuudesta, sisällöstä, tarkoituksesta ja avoimuudesta.

Kannustamme yhdistyksiä järjestämään tapahtumia ylioppilaskunnan tiloissa, kuten Ilokivessä, Opinkivellä, Lillukassa ja muissa Kortepohjan tiloissa. Myös erilaisia tavaroita, kuten liikuntavälineitä, on mahdollista lainata ylioppilaskunnalta ja yliopisto- tai korkeakoululiikunnalta.

Kannustamme realistisen budjetin suunnitteluun ja avoimuuteen kulujen käytön suhteen. Realistisessa budjetissa tulee pyrkiä siihen, ettei JYY ole ainut mahdollinen tulolähde. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hakevan tahon tulee miettiä realistinen omarahoitusosuus, joka voi olla järjestävän tahon omasta vuosibudjetista tai esim. pääsylipputuloista. Järjestämisavustuksissa tämän voi merkitä esim. 150€ kokonaisbudjetista, omarahoitusosuus 50€. Osallistumisavustuksissa omaosuuden voi merkitä esim. 3€ osallistumismaksuista omarahoitusosuus on 1€/osallistuja. Taas isommissa kisoissa, kuten OSM-kisoissa omarahoitusosuus voi olla esim. majoitus ja matkat, jolloin JYY maksaa osallistumiskuluja. Toteutuneiden kustannusten ollessa pienemmät kuin suunniteltu budjetti, JYY maksaa järjestön omarahoitusosuuden yli menevän osuuden myönnettyyn summaan asti. Myös mahdolliset muut tukijat, kuten yliopisto tai rahoittajat, kuten sponsorit tulee tuoda selkeästi ilmi hakemuksessa

Huomioithan! Mikäli järjestävä taho on niin vähävarainen tai tapahtuman luonne on yleishyödyllinen ja poikkitieteellinen, että on perusteltua hakea avustusta ilman omarahoitusosuutta, tulee tämä avata ja perustella hakemuksessa.

Mikäli tapahtumalle, projektille tai osallistumiselle myönnetään tukea, toivomme, että JYYn tuki tapahtumalle huomioidaan tapahtuman tiedotuksessa tai tapahtuman aikana (esim. mainitsemalla JYY tapahtumakuvauksessa).

JYYn hallitus päättää avustusten myöntämisestä noin kahden viikon välein pidettävissä kokouksissaan. Tarvittaessa hallitus voi pyytää hakeneelta taholta lisäselvitystä. Hakemukset on toimitettava liitteineen ja allekirjoitettuna JYYn keskustoimistoon jäsenpalvelu- ja järjestösihteerille viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtumaa.  Tapahtuman jälkeen siitä kirjoitetaan raportti, joka palautetaan jäsenpalvelu- ja järjestösihteerille viimeistään kuukausi tapahtuman jälkeen. Avustuksiin tarkoitettuja lomakkeita saa JYYn keskustoimistolta tai internetistä JYYn sivuilta.

Avustuksia myönnettäessä suositaan projekteja, jotka

  • tukevat opiskelijan hyvinvointia
  • kannustavat laajaa joukkoa opiskelijoita osallistumaan
  • ovat avoimia ja huomioivat esteettömyyden
  • kannustavat myös kansainvälisiä opiskelijoita osallistumaan
  • ovat omaperäisiä
  • ottavat huomioon opiskelijan edunvalvonnan
  • ovat päihteettömiä
  • ovat luonteeltaan yleissivistäviä, lisäävät tietämystä eri tieteenaloilta ja tukevat opintoja
  • ovat poikkitieteellisiä
  • huomioivat kattavasti ympäristön

 

4. Loppuraportti ja avustuksen maksaminen

Kuukauden sisällä tapahtumasta jäsenpalvelu- ja järjestösihteerille toimitetaan raportti, josta käy ilmi osallistujamäärä (JYYn jäsenet eriteltyinä), projektin tavoitteiden toteutuminen sekä taloustoteuma tositteineen. Avustus maksetaan hallituksen päätöksen mukaisesti. Avustusta ei makseta, jos raportti palautetaan myöhässä.

Järjestämisavustukset maksetaan toteutuneiden kulujen pohjalta niin, että tapahtuman kulujen jäädessä budjetoitua alhaisemmiksi, vähenee JYYn osuus, mutta järjestön omarahoitusosuus pysyy samana. Myös tappiontakauksissa ja osallistumisavustuksissa avustusta maksetaan enintään myönnettyyn avustussummaan asti. Mikäli tappiota tulee odotettua vähemmän tai osallistujamäärä on ennakoitua pienempi, maksetaan avustusta totetutuneiden tappioiden tai osallistujamäärän mukaan. Tappiontakaustilanteissakin avustusta on pitänyt hakea vähintään kaksi (2) viikkoa ennen tapahtumaa.

Raportissa tulee myös kuvata, kuinka tapahtuma on onnistunut ja mitä hyötyä siitä oli osallistujille tai järjestäjätaholle. Avustus maksetaan järjestön hakemuksessaan osoittamalle tilille, mikäli raportissa on kaikki tarvittavat tiedot ja tositteet. JYYn henkilökunnan tai hallituksen jäsenet voivat tarvittaessa pyytää täydentämään raporttia.

Huomioi, että avustussumma maksetaan vasta loppuraportin toimittamisen jälkeen, ellei erityisestä syystä avustuksen maksamisesta etukäteen ole sovittu. Tässäkin tapauksessa loppuraportti tulee kuitenkin toimittaa kuukauden sisällä tapahtumasta.

JYYn tukien lisäksi kannattaa kartoittaa myös muita mahdollisia tukimuotoja.

Tuen hakijat ovat oikeutettuja pyynnöstä saamaan perustelut päätöksestä ylioppilaskunnan hallitukselta.

 

5. Avustusten käsittelyprosessi

Avustuspäätökset käsitellään joko järjestö- tai liikuntasektorin kesken, riippuen tapahtuman luenteesta. Molemmilla sektoreilla käsittelyprosessi on samanlainen ja päätöksen myönnetystä avustuksesta tekee JYYn hallitus.

 

Hakemuksen käsittely:

1. Hakemukset toimitetaan jäsenpalvelu- ja järjestösihteerille viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, johon avustusta haetaan.

2. JYYn hallitus käsittelee sektorin, jonka piiriin avustus kuuluu, esityksestä avustukset kokouksessaan.

3. Hakemuksessa mainitulle yhteyshenkilölle annetaan tieto päätöksestä viipymättä JYYn hallituksen kokouksen jälkeen.

 

Loppuraportin käsittely:

4. Hakemuksen yhteyshenkilö kirjoittaa tapahtuman jälkeen loppuraportin ja palauttaa sen jäsenpalvelu- ja järjestösihteerille viimeistään kuukausi tapahtuman jälkeen. Mikäli loppuraportti palautetaan myöhässä, avustusta tapahtumaan ei makseta.

5. Loppuraportin pohjalta avustus maksetaan hakemuksessa mainitulle tilille, mikäli raportti sisältää tarvittavat tiedot ja tositteet.

6. Loppuraportit, jotka koskevat liikunnallisiin aktiviteetteihin myönnettyjä avustuksia tuodaan tiedoksi JYYn liikuntavaliokunnalle.

 

 Hakemukset toimitetaan jäsenpalvelu- ja järjestösihteerille viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, johon avustusta haetaan.

Onko suunnitelmissanne järjestää jokin uusi, idearikas ja laajasti opiskelijoita palveleva tapahtuma, joka ei kuitenkaan täytä yllä lueteltuja kriteereitä?
Olemme JYYssä aina kiinnostuneita uusista tapahtumakonsepteista. Olkaa rohkeasti ja hyvissä ajoin yhteydessä, jotta voimme kehitellä yhteistyökuvioita!

 

Lisätietoja:

Jäsenpalvelu- ja järjestösihteeri

  • 050 430 6747
  • jasenpalvelusihteeri(a)jyy.fi

Sosiaalipoliittinen asiantuntija

  • 050 307 0540
  • sopo-asiantuntija(a)jyy.fi

 

Hallituksen järjestövastaavat

  • bella.forsgren@hallitus.jyy.fi
  • siiri.haapakoski@hallitus.jyy.fi

Hallituksen liikuntavastaava

  • aatu.puhakka@hallitus.jyy.fi

 

JYYn keskustoimisto

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta
Keskussairaalantie 2
40600 Jyväskylä