Koronan vuoksi lähes kaikissa organisaatioissa pidetään kokoukset nyt etänä. Tähän dokumenttiin on koottu ohjeita etäkokouksia ajatellen. Lista ei ole täydellinen: parhaiten etäkokousten mestariksi tulee harjoituksen, yrityksen ja erehdyksen kautta.
Etä-yhteys ohjelmistot
Etäkokous edellyttää etäyhteyden mahdollistavaa ohjelmaa. Erilaisia maksuttomia alustoja ovat muun muassa Zoom, Skype, Microsoft Teams ja Google Hangouts Meet. Alustaa valittaessa tulee ottaa huomioon, mm. montako osallistujaa ohjelma mahdollistaa, tukeeko ohjelma havaintomateriaalin esittämistä kokouksen yhteydessä, mitkä ovat laitevaatimukset ja onko ohjelman käyttäminen kaikille osallistujille mahdollista (esimerkiksi puutteelliset laitteet jne).
JYYssä etäkokoukset toteutetaan Microsoft Teamsin avulla. Teams mahdollistaa osallistumisen tietokoneelta tai älypuhelimelta. Osallistuminen älypuhelimella vaatii Microsoftin Teams-sovelluksen asentamisen. Tietokoneella voi osallistua joko selaimen välityksellä (Suositeltavat selaimet: Chrome ja Edge) tai Microsoftin Teams –työpöytäsovelluksella.
Kokouskutsut
Etäkokouskutsussa pätevät samat säännöt kuin tavallisessa kokouskutsussa. Huolehdi että kutsuun on liitetty esityslista, sekä muu kokouksen kannalta olennainen materiaali. Jos jaat kokousasiakirjat, kuten esityslistat, pöytäkirjat ja oheismateriaalin pilvessä, yhteisen jaetun ympäristön kuten Microsoft Sharepoint tai Google Drive kautta, voit myöhemmin päivittää jakamiasi dokumentteja. Tällöin et myöskään tukota vastaanottajien sähköposteja, koska riittää että laitat kutsuun linkin, josta pääsee pilvessä olevaan kokousmateriaaliin. Muista että virallisissa yhteyksissä kerran lähetettyä esityslistaa ei voi enää muuttaa ennen kokousta.
Varmista että kutsut lähtevät riittävän aikaisin ja että tilaisuuteen on kutsuttu kaikki äänivaltaiset ja muut kokouksen kannalta tarpeelliset henkilöt. Osa kokouksista tulee järjestää, ainakin muodollisesti, jossakin fyysisessä paikassa – tämä paikka on mainittava kokouskutsussa.
Liitä kokouskutsuun riittävät ohjeet etä-ohjelmiston käytöstä ja käyttöönotosta. Jos kokoukseen osallistuu suuri joukko ihmisiä, pyydä heitä ilmoittautumaan kokoukseen esimerkiksi google forms lomakkeen kautta – ilmoittautuneille voit sitten lähettää linkin kokoukseen. Tämä helpottaa myös pöytäkirjan osallistujaluettelon laatimista.
Esityslista, pöytäkirjapohja ja muut kokousasiakirjat
Esityslista on lähetetty kaikille osallistujille kutsujen yhteydessä ja se on siten nähtävissä etukäteen. Ennen kokousta esityslistasta kannattaa luoda kopio pöytäkirjapohjaksi. Alkuperäistä esityslista ei muokata kokouksessa, vaan muutokset laaditaan pöytäkirjapohjaan. Jos pöytäkirjapohja on jaetussa ympäristössä, siitä voi jakaa linkin kaikille osallistujille, esimerkiksi googledocs muodossa. Tällöin osallistujat voivat seurata kokousta ja pöytäkirjapohjan muokkaamista kokouksen aikana. Jos dokumentti on jaettu, esimerkiksi kokouksen sihteeriä voi tarvittaessa vaihtaa kesken kokouksen ja toinen henkilö voi ryhtyä muokkaamaan pöytäkirjapohjaa. Jos pelkäät että asiakirjoihin tulee asiattomia kommentteja, voit rajata käyttäjien käyttöoikeuksia (esim vain lukuoikeus).
Kokousasiakirjojen säilyttäminen, muokkaaminen ja jakaminen pilvessä yhteisessä jaetussa ympäristössä on kätevää. Huolehdi tällöin kansioiden loogisesta järjestyksestä ja siitä kenellä on oikeus päästä kansioissa olevaan materiaaliin jako-asetusten kautta. Tavallisesti kutakin kokousta varten luodaan oma kansio jossa on kaikki kokousta koskeva materiaali. Toinen tapa on säilyttää esityslistoja ja pöytäkirjoja omissa kansioissaan.
Suosituksia etäkokouksen jouhevoittamiseksi
- Saavu kokoustilaan viimeistään 5 min etukäteen, ja varmista että laitteesi ja yhteytesi toimivat kun kokous alkaa.
- Älä käytä VPN -yhteyttä, tämä kuormittaa yhteyksiä.
- Pidä mikrofoni mykistettynä, kun sinulla ei ole puheenvuoroa. Skype ja Teams sovelluksissa tämä tapahtuu klikkaamalla mikrofoni-kuvaketta.
- Kokouksen jouhevoittamiseksi voidaan valita kokouksen tekniikasta vastaava henkilö jonka olisi hyvä olla esimerkiksi toinen ääntenlaskijoista, hän huolehtii tällöin esimerkiksi äänestyksen hoitamisesta digitaalisessa ympäristössä.
- Kokouksen puheenjohtajan olisi hyvä käydä aluksi läpi puheenvuoropyyntöjen pyytäminen ja muut kokouskäytänteet – myös silloin kun kokoukseen tulee uusia henkilöitä.
- Sopikaa vastuuhenkilöiden kanssa työnjako, kuka hoitaa dokumenttien näyttämisen kokoukseen osallistujille, ääntenlaskennan, pöytäkirjan laatimisen yms.
- Mikäli yhteys tökkii liikaa, pyydä katkaisemaan videoyhteys. Videoyhteys on kuitenkin suositeltava: toisten kasvojen näkeminen on osa kokouksen keskinäistä viestintää! Kiinteät yhteydet toimivat usein langattomia paremmin – pätkimiseen voi auttaa että koneen laittaa kiinni verkkokaapelilla
- Harjoittele etukäteen, etäyhteys-ohjelman käyttöä – voit pitää vaikka koemielessä leikkikokouksen hyvän ystävän kanssa.
Kokouksen osallistujalista ja äänioikeuden varmistaminen
Kokouksen aluksi tulee selvittää sen osallistujat. Jos nimenhuutoa ei haluta pitää, pienessä kokouksessä sihteeri yksinkertaisesti kirjaa kaikki läsnäolijat pöytäkirjapohjaan. Jos osallistujia on enemmän tai kamerat tulee pitää pois päältä, osallistujistan voi tehdä esimerkiksi docs tai sheets-tiedostona driveen. Drive-tiedoston linkki laitetaan chattiin. Kun kokous on päättynyt ja pöytäkirja on kirjoitettu nimilista tyhjennetään. Muista varmistaa jakoasetuksista, että tiedoston muokkausoikeudet on jaettu kaikille linkin saaneille!
Jos joku poistuu tai tulee mukaan ennen kokouksen päättymistä, olisi tämä hyvä merkitä pöytäkirjaan. Poistujia voidaan esimerkiksi pyytää ilmoittamaan lähdöstään ja saapumisestaan chattiin, tai merkitsemään poistumis-aikansa drivessä jaettuun tiedostoon.
Kokouksessa jossa on paljon osallistujia, osallistujille lähetetään kutsujen mukana ilmoittautumislomake (esimerkiksi Google Forms tai vastaava). Linkki kokouksen “puheluun” lähetetään vain ilmottautuneille. Kokouksen ohjeet ja oheismateriaali on hyvä lähettää osallistujille myös etukäteen.
Puheenvuorot ja keskustelu niiden ulkopuolella
Puheenvuoron pyytämiseen voi käyttää Teamsissä ja Skypessä chat-toimintoa. Jos kokouksessa on niin vähän väkeä että jokaisen videokuva näkyy, voi puheenvuoroa pyytää myös esimerkiksi selkeällä kädennostolla. Zoomissa on olemassa “kädennosto” -ominaisuus, mikä selkeyttää puheenvuoron pyytämistä.
Jos haluatte, voitte sopia että Chat/keskustelu-ruudussa voi esittää kysymyksiä ja tykkäyksiä koko keskustelun ajan. Jos huomaat jonkun muun esittäneen saman kysymyksen mitä itse kysyisit, voit helposti tykätä kyseisestä kysymyksestä/kommentista, näin nähdään mikä kiinnostaa suurempaa joukkoa. On kuitenkin tärkeää huomata, että varsinainen keskustelu tapahtuu kokouksen puheenjohtajan jakamien puheenvuorojen kautta. Sopikaa ennen kokousta miten chat-keskustelussa nousseet asiat merkitään pöytäkirjaan, tai päätetäänkö ne jättää pöytäkirjan ulkopuolelle. Kokouksen chattiä ei saa täyttää turhilla viesteillä.
Pöytäkirjan ja kokousmateriaalien esittäminen kokouksessa
Kokouksen aikana puheenjohtaja tai sovitusti joku muu osallistujista voi Microsoft Teamsissa tai Zoomissa ottaa “näytön haltuun” ja jakaa omaa näyttöään kaikille palvelua käyttävälle. Näin voidaan jakaa kokoukseen liittyvää materiaalia, tai esimerkiksi pöytäkirjapohja. Jos pöytäkirjapohja jaetaan, kaikki kykenevät seuraamaan kokouksen etenemistä ja päätöksentekoa. Selkeyden vuoksi ja teknisten ongelmien välttämiseksi on helpointa, mikäli näytön jakaja on joku muu kuin kokouksen sihteeri. Kokousmateriaalin ja pöytäkirjapohjan voi jakaa myös Microsoft sharepointin tai googledocsin kautta.
Etä-äänestäminen
Yksi tapa toimia on että, äänestettävä asia kirjoitetaan chattin sanatarkasti, samalla ilmoitetaan selkeästi miten asiasta äänestetään. Asiasta äänestetään esimerkiksi kommentoimalla kannatan / en kannata/ tyhjä. Jos chat ei toimi, tai tuntuu epäluotettavalta, äänestyksen voi järjestää myös niin että puheenjohtaja tai ääntenlaskija lähettää kokousväelle yhteisen sähköpostiviestin, johon vastattu sähköpostiviesti on ääni. Olennaista on että äänet ja äänestystulos voidaan jälkeenpäin varmistaa.
Anonyymiin äänestykseen voidaan käyttää esimerkiksi Google Forms tai vastaavaa kyselyalustaa. Kokouksen valmisteluissa on syytä ottaa huomioon mahdollinen äänestystilanne ja luoda kyselykaavake jo etukäteen. Äänestystilanteessa kokouksen puheenjohtaja luo kyselyn esimerkiksi Forms-lomakkeeseen, johon kirjoittaa äänestettävän asian ja äänestysvaihtoehdot. Muistakaa, että myös tyhjää voi äänestää.
Kokouksen puheenjohtaja lähettää lomakkeen ääntenlaskijoille. Ääntenlaskijoiden tulee luoda lomakkeesta kopio, jotta pj ei näe vastauksia. Ääntenlaskijat jakavat linkin lomakkeeseen esimerkiksi keskustelu-alustan chatin kautta. Kun äänestys on päättynyt ääntenlaskijat lähettävät tuloksen esim. screenshottina puheenjohtajalle, joka ilmoittaa tuloksen.
Jos sinulla on parannusehdotuksia näihin neuvoihin, tai haluat jakaa omia kokemuksiasi tai osaamistasi hyvistä etä-kokouskäytännöistä, ota ihmeessä yhteyttä:
Matti Heikkilä
Hallituksen järjestövastaava
matti.heikkila@jyy.fi
Ismo Puhakka
Jäsenpalvelu- ja järjestösihteeri
jyy@jyy.fi
050 430 6747