Hyväksytty edustajiston kokouksessa 25.10.2018.

Hallitus

I luku

Yleistä

1 § Hallituksen toiminta

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan hallituksen toiminnassa noudatetaan tätä
ohjesääntöä ja yleistä kokouskäytäntöä niiltä osin kuin ylioppilaskunnan säännöissä ei
toisin mainita.

II luku

Hallituksen kokoukset

2 § Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu puheenjohtajansa tai hänen estyneenä ollessaan
varapuheenjohtajansa kutsusta. Mikäli vähintään kaksi (2) hallituksen jäsentä sitä
hallituksen puheenjohtajalta kirjallisesti pyytää, on hallitus kutsuttava koolle pyyntöä
seuraavien viiden (5) vuorokauden aikana. Hallituksen kokouskutsu on lähetettävä
hallituksen jäsenille ja asialista tiedoksi ylioppilaskunnan työntekijöille ja edustajistolle
sähköpostilla vähintään kahta (2) vuorokautta ennen kokousta, tai kokouksesta on
tiedotettava muuten hallituksen päättämällä tavalla.

3 § Esityslista ja asioiden käsittely

Hallituksen puheenjohtaja laatii yhdessä ylioppilaskunnan toiminnanjohtajan ja
toimitusjohtajan kanssa hallituksen esityslistan, joka hallituksen kokouskutsun mukana
lähetetään hallituksen jäsenille. Hallituksen kokouksessa otetaan käsiteltäväksi
esityslistalle merkityt asiat sekä sellaiset muut asiat, joita vähintään kaksi (2) hallituksen
jäsentä käsiteltäväksi esittää.

Ensimmäistä kertaa käsiteltäväksi otettava asia pannaan pöydälle, jos vähintään kaksi (2)
hallituksen jäsentä sitä vaatii. Uudelleen käsiteltävänä oleva asia pannaan pöydälle, jos
hallituksen enemmistö niin haluaa. Asia voidaan palauttaa uudelleen valmisteltavaksi
hallituksen enemmistön niin halutessa.

4 § Järjestäytymiskokous

Hallitus valitsee ensimmäisessä kokouksessaan keskuudestaan toimikaudekseen
varapuheenjohtajan ja sopii sisäisestä tehtäväjaosta.

Hallitus voi pitää järjestäytymiskokouksensa ennen toimikautensa alkua. Tällöin
järjestäytymiskokouksessa voidaan päättää ainoastaan hallituksen sisäiseen
järjestäytymiseen liittyvistä asioista.

5 § Hallituksen päätösvaltaisuus

Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on enemmän kuin puolet hallituksen jäsenistä,
puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien.

6 § Läsnäolo- ja puheoikeus

Hallituksen kokouksissa ovat läsnäolo- ja puheoikeutettuja hallituksen jäsenten,
toiminnanjohtajan ja toimitusjohtajan lisäksi ylioppilaskunnan puheenjohtaja ja
varapuheenjohtaja. Hallitus voi myöntää läsnäolo- ja puheoikeuden myös muille
kokoukseen kutsumilleen henkilöille.

Hallituksen jäsenellä on hallituksen niin päättäessä oikeus osallistua kokoukseen
etäyhteydellä käyttäen videoyhteyttä niin, että jäsen voidaan tunnistaa.

7 § Sihteeri ja pöytäkirjantarkastaja

Hallituksen kokouksessa valitaan kokoukselle sihteeri ja pöytäkirjantarkastaja.

8 § Pöytäkirja

Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, josta käy ilmi läsnä olleet jäsenet, käsitellyt
asiat sekä niistä tehdyt ehdotukset, toimitetut äänestykset ja hallituksen päätökset.
Kokouspöytäkirjan laatii kokouksen sihteeri.

Kokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kokouksen
pöytäkirjantarkastaja.

9 § Päätöksenteko

Erimielisyyden sattuessa asiat ratkaistaan äänestämällä. Äänestys voidaan suorittaa
avoimena hallituksen määräämällä tavalla, ellei puheenjohtaja tai vähintään yksi
hallituksen jäsen vaadi sen toimittamista suljetuin lipuin. Se mielipide, jonka puolesta
enimmät äänet on annettu, tulee päätökseksi. Äänten jakaantuessa tasan tulee
päätökseksi se mielipide, jonka puolesta puheenjohtaja on äänestänyt. Vaalit voidaan
toimittaa ilman äänestystä, ellei erimielisyyttä ilmene. Erimielisyyden sattuessa toimitetaan
vaalit ylioppilaskunnan perussäännön 14 §:n määräämällä tavalla.

10 § Eriävä mielipide

Kokouksessa päättämässä tai esittelemässä olleella henkilöllä on oikeus heti päätöksen
toteamisen jälkeen ilmoittaa päätöstä koskeva eriävä mielipiteensä. Jos hän tahtoo saada
sen perusteltuna pöytäkirjaan liitetyksi, hänen on annettava se kirjallisena kokouksen
sihteerille viimeistään kahden (2) päivän kuluttua hallituksen kokouksesta.

11 § Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen

Tarkastettu hallituksen pöytäkirja on pidettävä seitsemän (7) päivän kuluttua hallituksen
kokouksesta nähtävänä ylioppilaskunnan keskustoimistossa.

III luku

Valiokunnat ja työryhmät

12 § Asettaminen

Hallitus asettaa valiokunnat ja työryhmät sekä nimeää niiden puheenjohtajat ja sihteerit
toteuttamaan ylioppilaskunnan strategiaa ja vahvistamaan jäsenistön osallisuutta.
Valiokuntien ja työryhmien tehtävät määritellään hallituksen päätöksessä ja niiden tulee
keskittyä käsittelemään ainakin seuraavia teemoja: opinto- ja tiedeasiat, sosiaaliasiat,
kansainvälinen toiminta, liikunta, ympäristöasiat, kehitysyhteistyöasiat, kulttuuri ja
ylioppilaskunnan piirissä toimivien järjestöjen välinen yhteistyö.

Mikäli hallitus perustaa, lakkauttaa tai yhdistää avoimia valiokuntia tai työryhmiä tai
muuttaa niiden nimiä, on edustajiston vahvistettava hallituksen esitys.

Valiokunnat ja työryhmät ovat lähtökohtaisesti avoimia. Perustellusta syystä hallitus voi
perustaa myös suljettuja työryhmiä. Työryhmien jäseniksi voidaan kutsua myös
ylioppilaskunnan ulkopuolisia henkilöitä.

13 § Kokoukset

Valiokunta tai työryhmä kokoontuu puheenjohtajansa kutsusta. Kokoonkutsumisessa
noudatetaan hallituksen kokoonkutsumisessa käytettävää menettelyä. Valiokunta tai avoin
työryhmä on päätösvaltainen, jos kokouksessa on kolme ylioppilaskunnan jäsentä. Jos
puheenjohtaja ei ole kokouksessa läsnä, valitsee valiokunta tai työryhmä siksi kerraksi
yhden läsnäolijan johtamaan puhetta.

Kokouksessa menetellään muilta osin kuten ylioppilaskunnan hallituksen kokouksessa.

14 § puheenjohtaja ja sihteeri

Jos puheenjohtaja tai sihteeri eroaa tehtävästään, hallituksen on valittava hänen sijaansa
toinen henkilö toimikauden jäljellä olevaksi ajaksi.

IV luku

Liiketoimintajohtokunta

15 § Asettaminen ja jäsenet

Liiketoimintajohtokunta valmistelee hallitukselle muut kuin varsinaiseen toimintaan liittyvät
ylioppilaskunnan ja sen konserni- ja osakkuusyhtiöiden asiat sekä erityisesti
rakentamiseen ja pitkäaikaiseen lainanottoon liittyvät asiat.

Liiketoimintajohtokuntaan valitaan seitsemän (7) jäsentä, joista neljä (4) on
ylioppilaskunnan jäseniä. Johtokunta valitsee puheenjohtajan opiskelijajäsenten
keskuudesta. Liiketoimintajohtokunnan jäseniksi voidaan kutsua myös ylioppilaskunnan
ulkopuolisia henkilöitä. Ulkopuolisilla jäsenillä tulee olla liiketaloudellista, teknistä ja
juridista asiantuntemusta.

Edustajisto valitsee liiketoimintajohtokunnan jäsenet listavaalilla. Opiskelijajäsenten valinta
valmistellaan, kuten ohjesäännössä hallinnon opiskelijaedustajien valinnasta määrätään.
Ylioppilaskunnan ulkopuolisten jäsenten valinnan valmistelee ylioppilaskunnan hallitus.
Liiketoimintajohtokunnan kaudet ovat kaksivuotisia. Jäsenet vaihtuvat porrastetusti
vuorovuosin. Mikäli liiketoimintajohtokunnan opiskelijajäsenen jäsenyys
ylioppilaskunnassa päättyy, todetaan hänet eronneeksi liiketoimintajohtokunnasta kuluvan
kalenterivuoden lopussa.

16 § Kokoontuminen ja menettelyt

Liiketoimintajohtokunta kokoontuu puheenjohtajan kutsusta. Kutsu on lähetettävä viisi (5)
päivää ennen kokousta. Muilta osin kokoonkutsumisessa noudatetaan hallituksen
kokoonkutsumisessa käytettävää menettelyä. Liiketoimintajohtokunta on päätösvaltainen,
kun kokouksessa on läsnä vähintään neljä jäsentä.

Kokouksessa menetellään muilta osin kuten ylioppilaskunnan hallituksen kokouksessa.

Talous

I luku

Yleistä

17 § Ohjesäännön tarkoitus

Ylioppilaskunnan taloudessa noudatetaan tätä ohjesääntöä sen lisäksi, mitä
ylioppilaskunnan säännöissä sekä laissa ja asetuksessa taloudenhoidosta säädetään.

II luku

Talousarvio ja tilinpäätös

18 § Talousarvion laatiminen

Ylioppilaskunnan konsernille laaditaan kalenterivuodeksi talousarvio, joka sisältää
ylioppilaskunnan talousarvion sekä tulos- ja osingonjakotavoitteet tytäryhteisöille.

Talousarviossa kullekin kustannuspaikalle annettua määrärahaa saa käyttää vain kyseisen
kustannuspaikan menojen kattamiseen. Mikäli kustannuspaikan määrärahaa halutaan
käyttää toisen kustannuspaikan hyväksi, tarvitaan muutokseen edustajiston päätös.

Hallituksen on valvottava talousarvion mukaisten määrärahojen käyttöä ja kehitystä. Mikäli
varsinaisen toiminnan kustannuspaikkojen kustannukset ylittävät niille myönnetyt
määrärahat, on siitä viipymättä tiedotettava ja esitettävä perustelut edustajistolle. Samalla
on esitettävä keinot tilanteen korjaamiseksi ja lisätalousarvio edustajiston päätettäväksi.

Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallitus, toiminnanjohtaja, toimitusjohtaja ja talouspäällikkö.

III luku

Jäsenmaksu

19 § Jäsenmaksun periminen

Ylioppilaskunnan jäsenten suoritettavaksi määrätyistä maksuista säädetään
ylioppilaskunnan perussäännössä. Ylioppilaskunnan jäsenmaksun suuruuden
vahvistetaan yliopistolaissa määrätyllä tavalla.

Yliopistosta poissaolevaksi ilmoittautuneelta ylioppilaskunnan jäseneltä ei peritä
jäsenmaksua. Toiminnanjohtajalla on oikeus tehdystä anomuksesta myöntää joko
osittainen tai kokonaan vapautus jäsenmaksusta, milloin siihen on erityistä syytä tai milloin
jäsenmaksun perimiselle ei ole perustetta. Epäselvissä tapauksissa asian ratkaisee
ylioppilaskunnan hallitus.

Jos perustutkintoa opiskeleva valmistuu syyskuun loppuun mennessä, hänelle palautetaan
anomuksen perusteella hänen maksamansa jäsenmaksu. Vastaavasti palautetaan
kevätlukukauden osuus, jos valmistuminen tapahtuu viimeistään tammikuun loppuun
mennessä. Palautusanomukset on jätettävä syyslukukauden osalta viimeistään elokuun
loppuun mennessä ja kevätlukukauden osalta viimeistään tammikuun loppuun mennessä.
Palautusanomuksista päättää toiminnanjohtaja.

IV luku

Lainanotto

20 § Lainan ottaminen

Lainan ottamisesta päättää edustajisto. Hallituksella on kuitenkin oikeus päättää tilikauden
aikana maksettavaksi erääntyvistä lainoista ja niitä koskevien vakuuksien myöntämisestä
ottaen huomioon, mitä ylioppilaskunnan perussäännössä määrätään. Rahoituslaitosta ja
lainojen sekä suojausten ehtoja voidaan muuttaa hallituksen päätöksellä olemassa olevan
lainakannan osalta.

V luku

Laskujen hyväksyminen

21 § Laskujen hyväksyminen

Ylioppilaskunnan johtavat toimihenkilöt hyväksyvät sektorinsa toimintaan liittyvät laskut.

Varsinaisen toiminnan laskut hyväksyy toiminnanjohtaja. Mikäli kysymyksessä on
toiminnanjohtajalle suoritettava korvaus, niin hallituksen puheenjohtaja hyväksyy kyseisen
laskun.

Muut kuin varsinaisen toiminnan laskut hyväksyy toimitusjohtaja tai kiinteistöihin liittyvät
laskut myös kiinteistöpäällikkö. Mikäli kysymyksessä on toimitusjohtajalle suoritettava
korvaus, niin hallituksen puheenjohtaja hyväksyy kyseisen laskun.

VI luku

Omistajaohjaus, sisäinen valvonta ja riskien hallinta

22 § Omistajaohjauksen periaatteet

Ylioppilaskunta toteuttaa konsernissaan ylioppilaskunnassa sovittuja omistajaohjauksen
periaatteita, sisäistä valvontaa ja riskienhallinnan periaatteita.

Omistajaohjauksella tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla ylioppilaskunta omistajana tai
jäsenenä vaikuttaa yhtiön ja muun yhteisön hallintoon ja toimintaan. Omistajaohjauksella
ylioppilaskunta huolehtii siitä, että ylioppilaskunnan tytäryhteisöjen toiminnassa otetaan
huomioon ylioppilaskunnan kokonaisetu.

Omistajaohjauksen periaatteiden mukaan laaditulla konserniohjeella huolehditaan
ylioppilaskunnan konserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjauksesta ylioppilaskunnan
tavoitteiden mukaisesti.

Ylioppilaskunnan omistajaohjauksen periaatteet ja konserniohje on hallinto-ohjesäännön
erillisenä liitteenä.

23 § Sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että asetetut tavoitteet saavutetaan, toiminta on
lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaisia, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu ja henkilöstön toiminta on vastuullista ja hyvän
hallintotavan mukaista.

Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä
menettelytapoja, joiden avulla:

  • tunnistetaan ja kuvataan ylioppilaskunnan ja ylioppilaskuntakonsernin toimintaan
    liittyviä riskejä
  • arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä
  • määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi.

Riskienhallinnan päämääränä on varmistaa toimintojen jatkuvuus ja palvelujen häiriötön
tuottaminen. Riskienhallintaa toteutetaan käytännössä säännöllisesti toteutettavilla riskien
arvioinneilla. Suuri osa riskienhallintaa toteutuu toimintaprosesseihin sisällytettävinä
päivittäisinä valvontatoimenpiteinä ja varmistuksina. Riskien hallinta kuuluu osana
strategia- ja talousarvioprosessiin sekä toiminnan suunnitteluun.

Ylioppilaskunnan hallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta ja
yhteensovittamisesta sekä päättää omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta.

Ylioppilaskunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje on hallinto-ohjesäännön
erillisenä liitteenä.

Varsinaisen toiminnan ja liiketoiminnan toimihenkilöt

I luku

Toiminta, toimihenkilöt ja johtoryhmä

24 § Ylioppilaskunnan varsinainen toiminta ja liiketoiminta

Ylioppilaskunnan toiminta jakautuu varsinaiseen toimintaan ja liiketoimintaan, jota
ylioppilaskunta harjoittaa ylioppilaskunnan liiketoimintana ja konserniyhtiöiden
liiketoimintana.

Varsinaisen toiminnan vastuuhenkilö on toiminnanjohtaja, jolla on vastuu varsinaisen
toiminnan toteuttamisesta ja kehittämisestä ylioppilaskunnan talousarvion mukaisesti sekä
seurannasta ja talousarvion mukaisesta toteuttamisesta.

Liiketoiminnan vastuuhenkilö on toimitusjohtaja. Toimitusjohtajalla on liiketoiminnan
toteuttamisesta ja kehittämisestä sekä ylioppilaskunnan talousarvion laatimis-, seuranta- ja
toteuttamisvastuu. Toimitusjohtaja toimii sovittavalla tavalla konserniyhtiöiden hallituksen
puheenjohtajana tai toimitusjohtajana ja osakkuusyhtiöiden hallituksen jäsenenä.

Hallitus vahvistaa toiminnanjohtajan ja toimitusjohtajan tarkemman työnjaon sekä
toimivaltaan ja vastuuseen liittyvät määräykset tarvittaessa.

Hallituksen kokousten valmistelijana ja esittelijänä sekä päätösten täytäntöönpanijana
toimii varsinaisen toiminnan osalta toiminnanjohtaja ja muilta osin toimitusjohtaja.

25 § Toimihenkilöt

Tämä ohjesääntö koskee ylioppilaskunnan johtavia toimihenkilöitä, toimihenkilöitä ja
toimien väliaikaisia hoitajia. Johtavia toimihenkilöitä ovat toiminnanjohtaja ja
toimitusjohtaja. Edustajisto valitsee johtavat toimihenkilöt ja ylioppilaslehden
päätoimittajan.

Ylioppilaskunnan toimihenkilöitä ovat ylioppilaskunnan toimistotyöntekijät, varsinaisen
toiminnan asiantuntijat ja ylioppilaslehden työntekijät. Edustajisto päättää toimien
perustamisesta ja lakkauttamisesta talousarviossa tai lisätalousarviossa.

26 § Esihenkilöt

Ylioppilaskunnan liiketoiminnan toimihenkilöiden esihenkilönä toimii toimitusjohtaja.
Ylioppilaskunnan varsinaisen toiminnan ja ylioppilaslehden toimihenkilöiden esihenkilönä
toimii ylioppilaskunnan toiminnanjohtaja. Ylioppilaslehden toimituksen lähijohtajana toimii
ylioppilaslehden päätoimittaja.

Ylioppilaskunnan toiminnanjohtajan ja toimitusjohtajan esihenkilönä toimii ylioppilaskunnan
hallitus, jota edustaa hallituksen puheenjohtaja.

27 § Johtoryhmä

Ylioppilaskunnalla on johtoryhmä, jonka puheenjohtajana toimii ylioppilaskunnan
hallituksen puheenjohtaja ja jäseninä toimitusjohtaja, toiminnanjohtaja ja talouspäällikkö.
Lisäksi johtoryhmä voi kutsua kokouksiin muita toimihenkilöitä tarpeen mukaan.

Johtoryhmän tehtävänä on valmistella ylioppilaskunnan hallituksen ja johtoryhmän itsensä
antamien toimeksiantojen pohjalta ylioppilaskunnan eri hallintoelimissä päätettäviä asioita.
Lisäksi johtoryhmän tehtävänä on seurata ja valmistella ylioppilaskunnan toiminnan
kehittämistä. Johtoryhmän kokouksista pidetään kokousmuistiota. Kokousmuistio
toimitetaan hallituksen jäsenille.

II luku

Toimen täyttö ja hoito

28 § Avoin toimi

Ylioppilaskunnan avoimena olevat toimet täytetään hakemuksesta. Hakuaika on vähintään
seitsemän (7) vuorokautta. Hallitus julistaa toimen haettavaksi ainakin ylioppilaskunnan
internetsivuilla.

Erityisistä syistä ylioppilaskunnan hallitus voi yksimielisellä päätöksellä täyttää toimen
kutsumismenettelyllä. Toiminnanjohtajan, toimitusjohtajan ja ylioppilaslehden
päätoimittajan kohdalla kutsumismenettelyn käyttämisestä voi kuitenkin päättää vain
ylioppilaskunnan edustajisto ylioppilaskunnan perussäännössä mainitulla tavalla.

29 § Toimen täyttö

Varsinaisen toiminnan toimihenkilöiden toimen täyttämisestä päättää hallitus
toiminnanjohtajan esityksestä. Ylioppilaskunnan liiketoiminnan osalta toimen täyttämisestä
päättää hallitus toimitusjohtajan esityksestä.

Haettavaksi julistettuun toimeen saadaan vakinaiseksi ottaa kutsumismenettelyä lukuun
ottamatta vain sellainen henkilö, joka on sitä hakenut ennen hakuajan päättymistä. Toimi
voidaan kuitenkin julistaa uudelleen haettavaksi tai hakuaikaa pidentää, jos edustajisto,
kun kysymyksessä on sen täytettävä toimi, tai muussa tapauksessa hallitus katsoo
ylioppilaskunnan edun sitä vaativan. Jos toimi julistetaan uudelleen haettavaksi,
hakuilmoituksessa on samalla mainittava, otetaanko aikaisemmat hakemukset tointa
täytettäessä huomioon.

Sen varalta, että toimeen valittu ei sitä vastaanota, saadaan toimeen sitä täytettäessä
ottaa muu tointa määräajassa hakenut henkilö. Toimi on julistettava uudelleen haettavaksi,
mikäli kukaan ei ole sitä hakenut.

Toimi saadaan kuitenkin täyttää sitä haettavaksi julistamatta, kun kysymyksessä on toimen
väliaikainen täyttäminen yhtä vuotta lyhyemmäksi ajaksi.