Hyväksytty edustajistossa 15.11.2017.

I luku
Yleisiä määräyksiä

1 § Soveltamisala

Tämän ohjesäännön määräykset ovat voimassa sen lisäksi, mitä yliopistolaissa (558/2009), Jyväskylän yliopiston johtosäännössä ja ylioppilaskunnan säännöissä määrätään.

Tämän ohjesäännön määräyksiä noudatetaan valittaessa opiskelijaedustajia yliopiston hallitukseen, yliopistokollegioon, tiedekuntaneuvostoihin, laitoksille mahdollisesti syntyviin pysyviin monijäsenisiin elimiin ja erillislaitosten johtokuntiin sekä tutkintolautakuntaan ja. Ohjesäännön määräyksiä noudatetaan soveltuvilta osin, kun valitaan opiskelijaedustajia erilaisiin muihin elimiin, toimikuntiin tai työryhmiin, joihin yliopisto tai jokin muu taho pyytää ylioppilaskuntaa valitsemaan opiskelijaedustajat tai tekemään esityksen opiskelijaedustajista. Ohjesääntöä voidaan noudattaa myös valittaessa jäseniä tai edustajia ylioppilaskunnan sisäisiin toimielimiin tai vastaaviin.

Useamman yliopiston yhteisten toimielimien opiskelijajäsenten valinnasta sovitaan ylioppilaskuntien kesken.

2 § Valintojen ajankohdat

Toimielimiin, joiden toimikausi alkaa lukuvuoden alussa, on valittava opiskelijaedustajat kauden alkua edeltävän toukokuun loppuun mennessä. Toimielimiin, joiden toimikausi alkaa kalenterivuoden alussa, on valittava opiskelijaedustajat kauden alkua edeltävän marraskuun loppuun mennessä. Opiskelijaedustajien valinta muihin elimiin, toimikuntiin tai työryhmiin sekä kaikki täydennykset pyritään hoitamaan viivytyksettä.

Hallinnon opiskelijaedustajien toimikausien pituudesta määrätään erikseen yliopiston johtosäännössä.

II luku
Kelpoisuus

3 § Yleiset kelpoisuusehdot

Yliopiston hallinnon opiskelijaedustajaedustajan kelpoisuusvaatimukset täyttäväksi katsotaan henkilöt, joilla on oikeus suorittaa Jyväskylän yliopistossa alempi korkeakoulututkinto, ylempi korkeakoulututkinto, lisensiaatin tai tohtorin tutkinto. Lisäksi hakukelpoisia ovat vaihto-opiskelijat, jotka ovat maksaneet JYYn jäsenmaksun.

Kelpoisuuden edellytyksenä on, että opiskelija on ilmoittautunut ennen haun alkamispäivää läsnäolevaksi Jyväskylän yliopistoon. Hakukelpoisia ovat myös JYYn henkilökunnan jäsenet, vaikka he eivät olisi JYYn jäseniä, jollei kyse ole tiedekunnan tai laitoksen toimielimestä kuten 4 §:ssä esitetään.

Kelpoisia opiskelijaedustajaksi eivät ole ne henkilöt, jotka yliopiston vaalijohtosäännön nojalla ovat äänioikeutettuja ja vaalikelpoisia yliopiston henkilöstöön kuuluvina.

4 § Tiedekuntaan tai laitokseen kuuluminen

Tiedekuntaneuvoston opiskelijaedustajia valittaessa kelpoisia ovat vain henkilöt, joilla on tutkinnonsuoritusoikeus kyseisessä tiedekunnassa.

Laitoksille mahdollisesti syntyviin pysyviin monijäsenisiin elimiin opiskelijaedustajia valittaessa kelpoisia ovat vain henkilöt, joilla on tutkinnonsuoritusoikeus kyseisessä laitoksessa.

5 § Kelpoisuuden menettäminen kesken toimikauden

Henkilö menettää kelpoisuutensa opiskelijaedustajaksi kesken toimikauden, jos hän ilmoittautuu poissaolevaksi, hän ei enää kuulu yliopistoon tai hänellä ei enää ole tutkinnonsuoritusoikeutta siinä tiedekunnassa tai laitoksessa, jonka toimielimessä hän toimii. Henkilö menettää kelpoisuutensa myös, jos hän tulee yliopiston vaalijohtosäännön nojalla vaalikelpoiseksi yliopiston henkilöstöön kuuluvana. Kelpoisuutensa kesken toimikauden menettänyt henkilö katsotaan eronneeksi toimielimen jäsenyydestä. Henkilö on velvollinen ilmoittamaan kelpoisuuden menettämisestä ylioppilaskuntaan.

III luku
Haku- ja valintamenettely

6 § Haun ja valinnan valmistelu

Opiskelijaedustajan haun ja valinnan valmistelusta vastaa ylioppilaskunnan työntekijä, jonka vastuulle ylioppilaskunnan toiminnanjohtaja on tehtävän määrännyt.

7 § Hakukuulutus yliopiston hallitukseen, yliopistokollegioon, tiedekuntaneuvostoihin, ja erillislaitosten johtokuntiin sekä tutkintolautakuntaan ja opintotukilautakuntaan

Avoinna olevat opiskelijaedustajien tehtävät on julistettava julkisesti haettavaksi.

Hakukuulutuksen laatii ylioppilaskunnan työntekijä, jonka vastuulle opiskelijaedustajan valinnan valmistelu on määrätty.

Hakukuulutus julkaistaan ylioppilaskunnan ilmoitustaululla vähintään neljätoista (14) päivää ennen hakuajan päättymistä. Hakukuulutuksen laativa työntekijä päättää kuulutuksen muista julkaisutavoista. Toimivaltaansa kuuluvissa päätöksissä JYYn hallitus voi nimetä avoimeen tehtävään henkilön kuten tämän ohjesäännön 16 §:ssä määrätään. Paikkaa ei tällöin tarvitse avata julkisesti haettavaksi.

8 § Hakukuulutus muihin elimiin, toimikuntiin ja työryhmiin

Tehtävät on mahdollisuuksien mukaan julistettava julkisesti haettavaksi. Tällöin hakukuulutus on julkaistava ylioppilaskunnan ilmoitustaululla vähintään seitsemän (7) päivää ennen hakuajan päättymistä.
Hakukuulutuksen laativa työntekijä päättää kuulutuksen muista julkaisutavoista.

Toimivaltaansa kuuluvissa päätöksissä JYYn hallitus voi nimetä avoimeen tehtävään henkilön kuten tämän ohjesäännön 16 §:ssä määrätään. Paikkaa ei tällöin tarvitse avata julkisesti haettavaksi.

9 § Hakukuulutuksen uusiminen ja jatkaminen

Opiskelijaedustajan tehtävä voidaan julistaa uudelleen haettavaksi tai hakuaikaa voidaan jatkaa, jos hallitus tai tämän säännön 13 tai 14 §:n mukaan erikseen asetettu valintatoimikunta katsoo ylioppilaskunnan edun sitä vaativan tai julkisesti haettavaan opiskelijaedustajan tehtävään ei määräajassa hae riittävää määrää ehdokkaita.

Jos opiskelijaedustajan tehtävä julistetaan uudelleen haettavaksi tai hakuaikaa jatketaan, aikaisemmin tehtävään hakeneet henkilöt otetaan huomioon ilman uutta hakemusta.

Mikäli opiskelijaedustajan tehtävä julistetaan uudelleen haettavaksi, voidaan tämän säännön 7 ja 8 §:ssä mainituista hakukuulutuksen julkaisemista koskevista määräajoista poiketa.

10 § Hakemukset

Hakemus opiskelijaedustajan tehtävään tulee toimittaa ylioppilaskunnalle hakukuulutuksessa mainitulla tavalla.

Hakemukset käsittelee luottamuksellisesti opiskelijaedustajan valintaa valmisteleva ylioppilaskunnan työntekijä ja tämän säännön mukaisesti yleinen tai erityinen valintatoimikunta.

11 § Valintaehdotuksen valmistelu

Toimielimen jäseneksi tai varajäseneksi voidaan ehdottaa ensisijaisesti vain tehtävään määräajassa hakenutta ohjesäännön 3 §:n mukaan hakukelpoista henkilöä tai suostumuksensa ilmaissutta JYYn henkilökunnan jäsentä. Opiskelijajäsenen valintaa valmisteleva ylioppilaskunnan työntekijä tarkastaa, että tehtävään hakeneilla on tämän säännön toisen luvun mukainen kelpoisuus. Mikäli tehtävää ei ole julistettu julkisesti haettavaksi tai julkisesti haettavaan tehtävään ei ole saapunut hakuajan päättymiseen mennessä riittävästi hakemuksia, voidaan tehtävään valita henkilö, joka on antanut suostumuksensa valintaan.

Opiskelijaedustajaksi voidaan ehdottaa vain tehtävään suostumuksensa antanutta henkilöä.

Hakijoita voidaan tarvittaessa pyytää täydentämään hakemusta ja haastatella.

Ehdotuksen valmistelun tueksi ylioppilaskunnan piirissä toimivilta opiskelijajärjestöiltä voidaan pyytää kirjalliset lausunnot hakijoista ja opiskelijaedustajien paikkojen jakautumisesta toimielimeen tiedekuntien tai laitosten kesken.

12 § Valintaehdotuksen tekeminen

Ehdotuksen valittavista opiskelijaedustajista tekee hallinnon opiskelijaedustajia valittaessa aina yleinen valintatoimikunta paitsi yliopiston hallituksen opiskelijajäsentä valittaessa, jolloin ehdotuksen tekee erityinen valintatoimikunta. Ehdotus tehdään ylioppilaskunnan sääntöjen mukaisesti kulloinkin asiasta päättävälle toimielimelle: edustajistolle tai hallitukselle.

Opiskelijaedustajan valintaehdotusta laadittaessa huomioidaan hakijoiden hakemukset sekä mahdolliset haastattelut ja opiskelijajärjestöjen lausunnot. Ehdotuksesta tulee käydä ilmi perustelut, joilla valinta on tehty. Ehdotuksessa huomioidaan lisäksi tämän säännön luvussa II mainitut kelpoisuusehdot.

Mikäli opiskelijaedustajan tehtävää tai tehtäviä on määräajassa hakenut vain yhtä monta hakijaa kuin paikkoja on jaossa, yleinen valintatoimikunta ei kokoonnu jollei puheenjohtaja kutsu kokousta koolle erityissyistä.

13 § Yleisen valintatoimikunnan asettaminen

Edustajisto asettaa yleisen valintatoimikunnan järjestäytymiskokouksessaan. Jokaisella edustajistoryhmällä on halutessaan mahdollisuus esittää yhtä (1) jäsentä ja yhtä (1) varajäsentä valintatoimikuntaan. Yleisen valintatoimikunnan toimikausi on yksi vuosi. Yleisen valintatoimikunnan jäsenten vaihdokset vahvistaa ylioppilaskunnan hallitus. Vaihdos tehdään vain jos sekä jäsen että varajäsen ovat pyytäneet eroa.

Yleisen valintatoimikunnan tehtävinä on:

  1. käsitellä opiskelijaedustajan tehtävään tulleet hakemukset,
  2. tarvittaessa julistaa opiskelijaedustajan tehtävä uudelleen haettavaksi tai jatkaa hakuaikaa
  3. tarvittaessa haastatella tarpeelliseksi katsomansa määrä hakijoita ja
  4. tehdä ehdotus opiskelijaedustajan valinnasta edustajistolle.

Yleisen valintatoimikunnan puheenjohtajana toimii ylioppilaskunnan puheenjohtaja, hänen ollessaan estynyt ylioppilaskunnan varapuheenjohtaja tai muu ylioppilaskunnan edustajiston nimeämä henkilö. Yleisen valintatoimikunnan sihteerinä toimii ylioppilaskunnan työntekijä, jonka vastuulle opiskelijaedustajan valinnan valmistelu on määrätty. Yleisen valintatoimikunnan jäseninä on lisäksi vähintään kolme (3) edustajiston jäsentä tai varajäsentä.

14 § Erityisen valintatoimikunnan asettaminen

Ylioppilaskunnan hallitus asettaa erityisen valintatoimikunnan tekemään ehdotuksen yliopiston hallituksen opiskelijajäsenen valitsemiseksi. Erityisen valintatoimikunnan jäsenet päättää ylioppilaskunnan hallitus edustajistoryhmien ehdotuksesta.

Erityisen valintatoimikunnan tehtävänä:

  1. käsitellä yliopiston hallituksen opiskelijaedustajan tehtävään tulleet hakemukset
  2. tarvittaessa julistaa yliopiston hallituksen opiskelijaedustajan tehtävä uudelleen haettavaksi tai jatkaa hakuaikaa
  3. tarvittaessa haastatella tarpeellisiksi katsomansa määrä hakijoita
  4. ja tehdä ehdotus opiskelijaedustajan valinnasta edustajistolle.

Erityisen valintatoimikunnan puheenjohtajana toimii ylioppilaskunnan puheenjohtaja, hänen ollessa estynyt ylioppilaskunnan varapuheenjohtaja tai muu ylioppilaskunnan edustajiston nimeämä henkilö. Erityisen valintatoimikunnan sihteerinä toimii ylioppilaskunnan työntekijä, jonka vastuulle opiskelijaedustajan valinnan valmistelu on määrätty. Erityisen valintatoimikunnan jäseninä on enintään (3) edustajiston jäsentä tai varajäsentä. Jokaisella erityisen valintatoimikunnan ulkopuolisella edustajistoryhmällä on oikeus asettaa yksi edustaja, jolla on oikeus olla läsnä ja kuulla erityisen valintatoimikunnan keskustelu ja perustelut valinnalle haastattelujen jälkeen.

Erityinen valintatoimikunta tulee asettaa, kun valitaan opiskelijaedustaja yliopiston hallitukseen uudelle toimikaudelle. Lisäksi erityinen valintatoimikunta tulee asettaa viipymättä aina, kun yliopiston hallituksen opiskelijajäsenelle myönnetään ero tehtävästään, hänet vapautetaan tehtävästään tai hän menettää kelpoisuutensa tehtäväänsä kesken toimikauden. Erityiseen valintatoimikuntaan voidaan valita myös yleiseen valintatoimikuntaan nimettyjä henkilöitä.

Erityinen valintatoimikunta voi halutessaan kutsua yhden (1) asiantuntijajäsenen.

15 § Valintatoimikuntien kokousmenettely

Valintatoimikunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan toimikunnan sihteerin kutsusta.

Valintatoimikunta toteaa jokaisen täytettävän opiskelijaedustajan paikan kohdalla, onko valintatoimikunnan jäsen estynyt tekemään valintaehdotusta hallintolain mukaisesti. Estynyt henkilö ei voi osallistua kyseessä olevan paikan valintaehdotukseen.

Valintatoimikunnan kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa.

Yleinen valintatoimikunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi neljä henkilöä on paikalla.

Erityinen valintatoimikunta on päätösvaltainen kun paikalla ovat valintatoimikunnan kaikki jäsenet. Valintatoimikuntien puheenjohtaja ja sihteeri eivät ole äänivaltaisia. Erimielisyyden sattuessa valintatoimikunnan kokouksissa sovelletaan ylioppilaskunnan hallituksen ohjesäännössä mainittua äänestysmenettelyä.Äänestyksessä kullakin valintatoimikunnan jäsenellä on yksi ääni. Erityisen valintatoimikunnan asiantuntijajäsenellä on valintatoimikunnan kokouksissa kuitenkin ainoastaan läsnäoloja puheoikeus.

Mikäli haussa ei ole tullut riittävästi hakemuksia valintatoimikunta voi päättää jatkaa hakua ohjesäännön 9 §:n mukaisesti.

16 § Valintapäätöksen tekeminen

Ylioppilaskunnan sääntöjen mukaan edustajisto valitsee opiskelijaedustajat yliopiston hallitukseen, yliopistokollegioon, tiedekuntaneuvostoihin ja erillislaitosten johtokuntiin. Hallitus valitsee opiskelijaedustajat niihin toimielimiin, joiden valintaa ei ole määrätty edustajiston tehtäväksi. Lisäksi edustajisto voi sääntöjen mukaan päättää muistakin valinnoista, jotka se yksittäistapauksissa itselleen pidättää, tai jotka hallitus saattaa edustajiston ratkaistavaksi.

Yliopistokollegioon tulee valita vähintään yksi opiskelijaedustaja kustakin tiedekunnasta kollegion varsinaiseksi jäseneksi. Tämä on huomioitava myös opiskelijaedustajan erotessa, mikäli hänet erotetaan tai hän menettää kelpoisuutensa kesken toimikauden.

Hallitus voi toimivaltaansa kuuluvissa päätöksissä erityisen painavista syistä nimetä toimielimeen hallituksen jäsenen, ylioppilaskunnan työntekijän tai jonkun muun suostumuksensa antaneen asiantuntevan henkilön ilman, että toimielimen paikka julistetaan hakuun, kun se katsoo opiskelijoiden edun sitä vaativan.

IV luku
Toimielimestä eroaminen ja erottaminen sekä toimielimen täydentäminen

17 § Toimielimestä eroaminen

Yliopiston hallituksen jäsenen eroamisesta tehtävästään määrätään yliopistolaissa.

Ylioppilaskunnan edustajisto voi perustellusta syystä myöntää eron yliopistokollegion, tiedekuntaneuvoston tai erillislaitoksen johtokunnan jäsenelle tai varajäsenelle tai muun sellaisen toimielimen jäsenelle tai varajäsenelle, johon edustajisto on valinnut edustajan.

Ylioppilaskunnan hallitus voi perustellusta syystä myöntää eron sellaisen toimielimen jäsenelle tai varajäsenelle, johon hallitus on valinnut edustajan.

Edustajisto ja hallitus voivat perustellusta syystä jättää myöntämättä eroa, sitä hakeneelle opiskelijaedustajalle. Näin voidaan toimia esimerkiksi siinä tapauksessa, jos toimielintä ei kyetä tämän säännön 19 §:n mukaisesti täydentämään.

18 § Toimielimestä erottaminen

Yliopiston hallituksen jäsenen vapauttamisesta tehtävästään määrätään yliopistolaissa ja yliopiston johtosäännössä.

Jos opiskelijaedustaja on tullut kykenemättömäksi hoitamaan tehtäväänsä, toistuvasti laiminlyönyt tehtävänsä tai jos siihen on muutoin erityisen painava syy, hänet voidaan erottaa tehtävästään. Ennen erottamista on varattava asianomaiselle tilaisuus antaa riittävä selvitys asiasta 30 vuorokauden kuluessa siitä kun häneen on otettu asiassa yhteyttä. Erottamisen tekee valinnan suorittanut ylioppilaskunnan toimielin, mikäli erottamiselle on selvityksen antamiseen varatun ajan päätyttyä osoitettavissa riittävät perustelut ja katsotaan, että opiskelijaedustaja ei enää nauti toimen edellyttämää luottamusta.

19 § Toimielimen täydentäminen

Jos toimielimen varsinaiselle jäsenelle on myönnetty ero, hänet on erotettu tehtävästään tai hän on menettänyt kelpoisuutensa tehtävään, tulee hänen varajäsenestään näin halutessaan toimielimen varsinainen jäsen. Jos toimielimen varajäsenestä tulee varsinainen jäsen, valitaan hänen tilalleen uusi opiskelijaedustaja siten kuin tämän säännön luvussa III säädetään.

Jos toimielimen varajäsenelle tai varsinaiselle jäsenelle, jolla ei ole varajäsentä, on myönnetty ero, hänet on erotettu tehtävästään tai hän on menettänyt kelpoisuutensa tehtävään, valitaan hänen tilalleen uusi opiskelijaedustaja siten kuin tämän säännön luvussa III säädetään.

Täydennystä tehtäessä voidaan ottaa huomioon valitsematta jääneen hakijan aiemmin samaan tehtävään jättämä hakemus, mikäli hakija on antanut siihen suostumuksensa.

V luku
Muutoksenhaku

20 § Oikaisumenettely

Ylioppilaskunnan päätöksistä voi hakea oikaisua siten kuin ylioppilaskunnan säännöissä säädetään.

21 § Valittaminen päätöksistä

Ylioppilaskunnan edustajiston ja hallituksen päätöksistä voi valittaa siten kuin yliopistolaissa, hallintolainkäyttölaissa ja ylioppilaskunnan säännöissä säädetään.

VI luku
Voimaantulosäädökset

22 § Voimaantulo

Tämä ohjesääntö tulee voimaan 1.1.2018.