Henkilötietojen käsittely Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnassa
Tällä tietosuojaselosteella kerrotaan Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnassa ja sen eri toiminnoissa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.
Rekisterinpitäjä:
Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta (JYY)
Keskussairaalantie 2
40600 Jyväskylä
jyy(a)jyy.fi
+358 504306747
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@jyy.fi
Löydät tietosuojaselosteelta henkilötietojen käsittelystä tietoja aina sen mukaan, mistä henkilöryhmästä haet tietoa. Monet voivat kuulua yhtä aikaa eri henkilöryhmiin: joku voi olla yhtä aikaa sekä vuokraamamme kohteen asukas, että osallistuja järjestämässämme koulutuksessa ja mahdollisesti käyttää myös asukkaidemme käyttöön osoitettua kuntosalipalvelua ja silloin kyseiseen henkilöön soveltuvat kaikkien näiden ryhmien kuvaukset. Jako kuitenkin helpottaa tiedon löytämistä, koska monesti vain tietty käsittely saattaa olla kiinnostavaa.
Lisäksi tällä selosteella kerrotaan vielä kaikille kuuluvista oikeuksista, siitä miten suojaamme henkilötietoja ja valvontaviranomaisen yhteystiedot, mikäli jollakin on tarve jättää asiansa viranomaisen käsiteltäväksi.
Lainsäädäntö
Ylioppilaskunnassa sovelletaan hallintolakia (434/2003) sen hoitaessa julkista hallintotehtävää. Ylioppilaskunnan toiminnan julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta.
Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta, opiskelijoiden tietojen käsittely
Käsittelyn tarkoitus
Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta on yliopistolailla säädetty julkisoikeudellinen yhteisö, jonka jäseniä ovat kaikki Jyväskylän yliopistossa perustutkintoa suorittavat opiskelijat. Yliopisto ylläpitää opiskelijarekisteriä ja luovuttaa jäsenten tietoja ylioppilaskunnalle. Ylioppilaskunta rakentaa oman jäsenrekisterinsä pohjautuen näihin tietoihin. Käsittelemme jäsenten henkilötietoja:
- jäsenmaksun suorittamisen seuraamiseksi ja jäsenyyden todentamiseen
- vaalikelpoisuuden tarkistamiseksi edustajiston vaaleissa sekä edustajistoon valittujen kohdalla edustajistokauden aikana
- jäsenten merkitsemiseksi edustajistovaalien vaaliluetteloon
- edustuskelpoisuuden tarkistamiseksi yliopiston hallinnon toimielimiin valittaessa sekä hallintokauden aikana
Käsittelyn peruste
Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen, kuten yliopistolakiin ja tietosuojalakiin sekä ylioppilaskunnan ja Jyväskylän yliopiston väliseen sopimukseen tietojen luovuttamisesta ja käyttämisestä. Lisäksi tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Ylioppilaskunta käsittelee jäsenistään seuraavia tietoja:
- nimi, syntymäaika, kansalaisuus
- opiskelijanumero, sähköpostiosoite
- ylioppilaskunnan jäsenyys, tutkinto-oikeudet
- jäsenmaksun suoritustilanne
- opinto-oikeudet
- henkilötunnus
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötiedot saadaan Jyväskylän yliopiston rekisteristä suorana tiedonsiirtona suojatun yhteyden kautta. Tietoja voidaan pyytää myös rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelevät seuraavat tahot seuraavissa käsittelytarkoituksissa:
- Jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija kaikissa käyttötarkoituksissa
- Soihtu asumisen palvelut, koskien asumisoikeutta
- Jäsenpalvelua tarjoavat työntekijät, koskien jäsenyyden tarkistamista
- Korkeakoulupoliittinen asiantuntija, koskien edustuskelpoisuuden tarkistamista yliopiston hallinnon toimielimiin valittaessa sekä hallintokauden aikana
- Toiminnanjohtaja, koskien edustajiston vaalikelpoisuuden tarkistamista edustajistokauden aikana
- Toiminnanjohtajan määräämä edustajistovaaleista vastaava työntekijä, koskien vaalikelpoisuuden tarkistamista edustajiston vaaleissa sekä jäsenten merkitsemiseksi edustajistovaalien vaaliluetteloon
FeedCowboy Oy tuottaa Slice-opiskelijakorttipalvelua ja muita digitaalisia palveluita. Jäsenen kirjautuessa käyttäjäksi JYY luovuttaa seuraavat jäsentä koskevat tiedot: opiskelijanumero, tutkintotyyppi (perustutkinto vai jatkotutkinto) ja opintojen voimassaoloaika. FeedCowboy Oy hyödyntää tietoja tunnistaakseen opiskelijan JYYn jäseneksi.
Trevea tuottaa sähköisen äänestyksen Vakka-ohjelmistoa, jolla järjestetään suhteellista vaalitapaa käyttäviä vaaleja. JYY luovuttaa edustajistovaaleja varten jäsenestä seuraavat tiedot: Sukunimi ja etunimet, yliopiston käyttäjätunnus.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Henkilötietoja säilytetään JYYn jäsentietojärjestelmässä. Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi.
Kaikki tietojen oikaisuun tai poistamiseen liittyvät vaatimukset on osoitettava Jyväskylän yliopiston opiskelijapalveluihin. Ylioppilaskunnan jäsenellä ei ole oikeutta vaatia tietojensa luovuttamisen rajoituksia ylioppilaskunnalle.
Yhteyshenkilö: JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050 430 6747
Käsittelyn tarkoitus
Ylioppilaskunnan lakisääteisiin tehtäviin kuuluu opiskelijoiden edustajien nimeäminen yliopiston hallinnollisiin toimielimiin. Lisäksi ylioppilaskunta valitsee opiskelijaedustajia myös muihin tehtäviin. Opiskelijaedustajista päätettäessä kerätään henkilötietoja näiden henkilöiden nimeämiseksi ja yhteydenpidon järjestämiseksi. Julkista valtaa käyttävien toimielinten kohdalla sovelletaan tasa-arvolakia.
Käsittelyn peruste
Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen kuten yliopistolakiin ja yliopistoasetukseen.
Tieto juridisesta sukupuolesta kerätään tasa-arvolain tasavertaisuusperiaatteen noudattamiseksi.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Ylioppilaskunta käsittelee seuraavia tietoja:
- nimi, opiskelijanumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- juridinen sukupuoli
- tutkinnonsuoritusoikeudet
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen käsittely, luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelee korkeakoulupoliittinen asiantuntija tai hänen sijaisensa.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille (pl. kyseisille toimielimille) muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää. Hakijoilta kysytään hakuvaiheessa suostumus sille, että JYYn verkkosivustolla julkaistaan eri toimielimissä toimivien edustajien nimet.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallinnon opiskelijaedustajina toimineiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.
Yhteyshenkilö: JYYn korkeakoulupoliittinen asiantuntija
kopo-asiantuntija@jyy.fi
+358 50 330 1025
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tutortoiminnan järjestämiseksi Jyväskylän yliopistossa.
Käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään tutoriksi hakevan henkilön antaman suostumuksen perusteella.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Tutorina toimivasta henkilöstä kerätään seuraavat henkilötiedot:
- Nimi
- Yhteystiedot, puhelinnumero ja sähköpostit
- Tutorin tyyppi (vertais-, degree- tai vaihtaritutor)
- Tutoroitava tutkinto-ohjelma
- Tieto tutorkoulutuksen suorittamisesta (koulutuksen nimi ja valmistuminen)
Henkilötietojen kerääminen
Yliopisto kerää tiedot rekisteröidyiltä itseltään tutorhakulomakkeilla sekä rekisteröityjen omista ilmoituksista. Yliopisto luovuttaa tiedot ylioppilaskunnalle tutortoiminnan järjestämiseksi.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelee kansainvälisten asioiden asiantuntija, jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija ja muut työntekijät, joiden työtehtäviin kuuluu saada yhteys tutoreihin.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan vuoden välein, kun seuraavat tutorit on valittu. Rekisterissä säilytetään tätä pidempään vain tutortoimikauden varmistamisen kannalta välttämättömät tiedot.
Yhteyshenkilö: JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050 430 6747
Muu ylioppilaskunnan toiminta ja alumnit
Käsittelyn peruste
Käsittely perustuu ylioppilaskunnan jakamien huomionosoitusten osalta ylioppilaskunnan yleiseen etuun.
Muiden tietojen osalta henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
Käsittelyn tarkoitus
Alumnirekisteriin tallennettujen tietojen käsittelytarkoitus on yhteydenpito ylioppilaskunnan alumnitoimijoihin esimerkiksi alumnitapahtumien ja vuosijuhlien järjestämiseksi.
Muutoin tietoja käsitellään palveluiden kehittämiseksi, rekisteröityjen tiedottamiseksi sekä huomionosoituksien ja palkitsemisten jakamiseksi.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Ylioppilaskunta käsittelee seuraavia alumnirekisterissä olevia tietoja:
- nimi,
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
- missä tehtävissä alumni on toiminut ja minä vuosina
Huomionosoitukset ja palkitsemiset:
- Hyvä opettaja-palkinnon osalta kerätään ehdotettavan opettajan tietoja ja perusteluja sekä esittäjien tietoja.
- Huomionosoitusten saajiksi ehdotettujen nimet, sähköpostiosoitteet ja esittäjän perustelut.
Sähköpostilistat:
- Sähköpostiosoite ja nimi
- Salasana ja kieli
Kyselyissä annetut tiedot:
- Nimi
- Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Muiden ylioppilaskuntien JYYltä lukuvuositarraa hakevat:
- Nimi, opiskelijanumero
- jäsenyys ylioppilaskunnassa, ylioppilaskunta
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai palkitsemisen osalta ylioppilaskunnan jäseniltä.
Muiden ylioppilaskuntien JYYltä lukuvuositarraa hakevien tiedot saadaan muilta ylioppilaskunnilta.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelee tapahtumatuottaja, toiminnanjohtaja ja muut, joiden työnkuvaan kuuluu yhteydenpito alumnitoimijoihin.
Muutoin henkilötietoja käsittelevät Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan työntekijät, joiden työtehtäviin kyseiset tehtävät kuuluvat.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä.
Muiden ylioppilaskuntien JYYltä lukuvuositarraa hakevien tiedot säilytetään yhden lukuvuoden ajan.
Yhteyshenkilö:
JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
+35850 430 6747
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään JYYn piirissä aktiivisesti toimivien järjestöjen tietojen ylläpitämiseksi. Tietoja käytetään myös järjestöjen hallitusten kanssa käytävän yhteydenpidon mahdollistamiseksi.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Yhdistyksen viralliset tiedot:
- nimi,
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
Hallituksen jäsenten vuosittain päivitettävät tiedot
- Nimi
- Vastuualue(et) hallituksessa
- Sähköpostiosoite
- Puheenjohtajien puhelinnumerot
Käsittelyn peruste
- Elintärkeä etu: 6 art 1k d)
- Yleinen etu: 6 art 1k e)
Henkilötietojen kerääminen
Tiedot kerätään järjestöiltä itseltään ilmoittautumislomakkeilla.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelevät Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan työntekijät.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Yhdistysten viralliset tiedot säilytetään pysyvästi. Hallitusten jäsenien yhteystiedot poistetaan, kun heidän toimikautensa päättymisestä on kulunut yksi vuosi.
Yhteyshenkilö:
JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050430 6747
JYYn edustajistoa koskevat rekisterit
Käsittelyn tarkoitus
Edustajistoon ehdolla olevan ylioppilaskunnan jäsenen tietoja käytetään kaikille ylioppilaskunnan jäsenille avoimien vaalien järjestämiseen. Vaalituloksen perusteella muodostetaan edustajisto varajäsenineen.
Edustajisto käyttää ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa. Edustajistoon ehdolla olevan ylioppilaskunnan jäsenen tietoja käytetään kaikille ylioppilaskunnan jäsenille avoimien vaalien järjestämiseen. Vaalituloksen perusteella muodostetaan edustajisto varajäsenineen.
Henkilötietoja käsitellään kirjan pitämiseksi edustajistovaalien ehdokkaista ja vaaliliitoista.
Käsittelyn peruste
Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen kuten yliopistolakiin ja yliopistoasetukseen.
Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta käsittelyoikeus perustuu tietosuoja-asetuksen 9. artiklan 2. kohdan e) alakohtaan (rekisteröidyn itsensä jo julkaisemia tietoja voidaan käsitellä, vaikka ne koskisivat poliittisia mielipiteitä).
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Ylioppilaskunta käsittelee edustajistovaalien osalta seuraavia henkilötietoja:
Ehdokkaasta:
- nimi
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
- syntymäaika
- osoite
- yliopiston käyttäjätunnus
- opiskelijanumero
- tiedekunta
Vaaliliitosta:
- vaaliliiton nimi
- yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön koko nimi
- yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön osoite
- yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön puhelinnumero
- yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön sähköpostiosoite
- lista ehdokkaista, heidän syntymäaikansa ja tiedekunnat
Vaalirenkaasta
- vaalirenkaan nimi
- vaalirenkaaseen kuuluvat vaaliliitot
- vaalirenkaaseen kuuluvien vaaliliittojen yhteyshenkilöiden koko nimet
- vaaliliittoihin kuulumattomien ehdokkaiden nimet, syntymäajat ja tiedekunnat
Henkilötietojen kerääminen
Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja vaaliliitoilta vaalilomakkeilla.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelee keskusvaalilautakunta sekä vaaleja valmisteleva työntekijä.
Tietoja voidaan tarvittaessa tallentaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja käsitellään, tallennetaan ja siirretään ainoastaan ylioppilaskunnan omilla teknisillä tiedonsiirtovälineillä.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Henkilötiedot arkistoidaan pysyvästi.
Yhteyshenkilö: JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050430 6747
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Ylioppilaskunta käsittelee edustajiston jäsenien ja varajäsenien, sekä niiden vaalissa ehdolla olleiden, jotka voivat nousta edustajiston varajäseneksi, osalta seuraavia tietoja:
- nimi
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
- opiskelijanumero
- yliopiston käyttäjätunnus
- edustajistoryhmä
Käsittelyn peruste
Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen: yliopistolain 46.6 § ja yliopistoasetuksen 4 §. Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta tietosuoja-asetuksen 9. artiklan 2. kohdan e) alakohta.
Käsittelyn tarkoitus
Edustajisto käyttää ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa. Vaaleissa valitun edustajiston tietoja käytetään edustajiston toiminnan järjestämiseen.
Henkilötietoja käsitellään kirjan pitämiseksi edustajiston jäsenistä, varajäsenistä ja niistä ehdolla olleista, jotka voivat nousta edustajiston varajäseneksi.
Henkilötietojen kerääminen
Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja edustajistoryhmiltä vaalilomakkeilla sekä tietojen muuttuessa erikseen rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelee toiminnanjohtaja sekä hänen varahenkilönsä.
Edustajiston jäsenten tietoja luovutetaan edustajistoryhmien sekä ylioppilaskunnan puheenjohtajiston käyttöön.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Nimeä ja roolia edustajistossa (esimerkiksi varsinainen jäsen, varajäsen, ryhmävastaava) lukuun ottamatta henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun kyseisen edustajiston kausi päättyy. Nimi ja tieto roolista säilytetään mahdollista luottamustoimen todistuksen kirjoittamista varten.
Edustajiston kokoukset nauhoitetaan ja lähetetään suorana lähetyksenä Internet-palvelussa. Kokoukset nauhoitetaan ja nauhoitukset arkistoidaan kuluvan kalenterivuoden loppuun saakka, jonka jälkeen nauhoitukset poistetaan.
Yhteyshenkilö:
JYYn toiminnanjohtaja
toiminnanjohtaja@jyy.fi
+358 45 138 6816
JYYn liiketoimintayksikkö Soihtua koskevat rekisterit ja muut rekisterit
Käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja vuokrasopimustietojen ylläpitämiseksi. Lisäksi toteutamme asiakaskyselyitä ja -tutkimuksia, asiakasviestintää sekä huolehdimme asuntojen kunnossapidosta. Käsittelemme tietoja myös vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perimiseksi sekä rekisterin ylläpitäjän liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi.
Käsittelyn peruste
Näitä tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Asukkaiden valinta ja asukashallinta Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista.
Perustiedot:
- nimi, henkilötunnus, postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja sukupuoli
- mukana muuttavan/-muuttavien henkilötiedot: etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot:
- asiakkuuden alkupäivämäärä, asiakasnumero
- opiskeluun liittyvät tiedot koskien opiskelija-asuntoja
- asunnon tarvetta koskevat tiedot
- vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vakuustiedot ja vuokrasuhteen päättämiset
- avainten luovutus- ja palautuspäivämäärät
- reklamaatiot, palautteet (Webropol, Buenno) ja muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, sosiaaliseen isännöintiin liittyvät toimenpiteet, viestintä ja toimenpiteet, rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö sekä niiden yhteydessä annetut tiedot
- pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen/päättymiseen liittyen
Varallisuustiedot:
- tieto mahdollisesta edunvalvojasta, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, velka vuokranantajalle, velkajärjestelytieto
Verkkopalveluiden (asukasverkko) tarjoamiseksi ja palveluiden tuen tarjoamiseksi kerättävät tiedot
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Asunnon osoite
- Verkkoon liitettävän laitteen tekniset yksilöintitiedot
Henkilötietojen kerääminen
Tietojen lähteenä on rekisteröity itse. Saamme näihin tietoihin päivityksiä mm. rekisterin ylläpitäjän muista sähköisistä palveluista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä kuten Väestörekisterikeskuksesta. Luottotietotarkistukset teemme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta JYY:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi JYYn puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti-, huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle, sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi. Tietoja siirretään ylioppilaskunnan käyttämiin sähköisiin kiinteistön ylläpito-, varaus- ja toiminnanohjausjärjestelmiin. Mikäli asunnon omistajaksi tulee JYYn ulkopuolinen taho, voi JYY luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.
Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan asukasverkon käyttöön ottavien asukkaiden rekisteröinnin yhteydessä luovuttamat tiedot ja tukipyynnön yhteydessä luovutetut tiedot luovutetaan verkon ylläpidosta vastaavalle taholle rekisteröinti- ja tukipyyntöjen käsittelyä varten.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Tietoja säilytetään lainsäädännön määräämän ajan. Tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin tuhotaan tämän ajan jälkeen.
Henkilötietojen tarkastuspyyntö
Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään osoitteeseen Soihtu Asuminen, Vehkakuja 2 B, 40700 Jyväskylä. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus sekä halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta.
Kulunvalvonnan rekisteri
Käsittelyn tarkoitus
Ylioppilaskunnan hallinnassa olevien tilojen käyttö ja valvonta, jotta voidaan paremmin vastata kiinteistöjen ylläpidosta ja turvallisuudesta sekä ehkäistä mahdollisia väärinkäytöksiä ja rikollisuutta. Sähköisen kulunhallintajärjestelmän avulla huolehditaan järjestyksen ylläpidosta ja voidaan edesauttaa vahinkoa aiheuttaneiden vastuuseen saattamisessa.
Käsittelyn peruste
Tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Nimi, kulkuoikeuden peruste (muun muassa työsuhde, luottamustoimi, järjestötilasopimus, kuntosalisopimus, tilavuokra) sekä tilat, joihin kulkuoikeus on myönnetty ja kulkuoikeuden kesto.
Henkilötietojen kerääminen
Rekisteröidyltä itseltään. Lukkokohtaiset tiedot saadaan kulunvalvontajärjestelmän lukijalaitteista.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Ylioppilaskunnan työntekijät toimenkuviensa puitteissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille vahinkotapahtumien selvittämiseksi lainsäädännön puitteissa.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Kulunvalvontatietoja säilytetään vuoden ajan.
Videovalvonnan rekisteri
Käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja ylioppilaskunnan lakisääteisten velvoitteiden ja oikeuksien sekä pakottavien tarkoitusten ylioppilaskunnan palveluksessa olevien työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden oikeussuojan ja turvallisuuden takaamiseksi, työnantajan, työntekijöiden ja asiakkaiden tietojen ja omaisuuden suojaamiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi.
Käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään JYYn omistamilla kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten ja ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittämiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Käsittelemme video- tai muuta kuva-aineistoa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan kameravalvotuilla alueilla (kuten toimitilat ja liiketilat). Kuva-aineiston yhteyteen tallentuu tapahtumapäivämäärä ja -kellonaika.
Henkilötietojen kerääminen
Yhtiön toimi- ja liiketiloihin ja muille ylioppilaskunnan hallinnoimille alueille on asennettu laitteita kameravalvonnan suorittamiseksi. Kameravalvonnan keinoin kuvataan ja tallennetaan kuva- ja henkilötietoa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat kameravalvonnan piiriin kuuluvalla alueella.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja voidaan luovuttaa esimiehille, ulkopuolisille yhteyshenkilöille, asiakkaille ja/tai viranomaisille (esim. poliisi) lain sallimassa ja edellyttämässä laajuudessa.
Tietoja voidaan siirtää ylioppilaskunnan puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Alihankkijat eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu tietosuojaselosteen ja tietosuojalausunnon mukaisesti.
Henkilötietojen suojaus
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan tai sen puolesta toimivan tahon henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista saada pääsy tietoihin
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Kameravalvontajärjestelmät ovat suljetussa verkossa. Sovellukseen pääsy on rajattu käyttöoikeuksin. Tallenteita säilytetään kaksi viikkoa palvelimella.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä selosteen alussa nimettyyn vastuuhenkilöön. Osana pyyntöä henkilön on yksilöitävä mahdollisimman tarkasti aika ja paikka, josta arvelee kameravalvonnan video-otteita olevan. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröity ei voi käyttää oikeuttaan tietojen poistoon, koska henkilön poistaminen videotallenteelta ei ole mahdollista ilman kohtuutonta vaivaa. Samasta syystä rekisteröity ei voi käyttää oikeuttaan tietojensa oikaisuun tai tietojensa siirtämiseen.
Käsittelyn tarkoitus
Ylioppilaskunta vuokraa tapahtumatiloja, järjestää tapahtumia ja koulutuksia, sekä muuta vapaamuotoista toimintaa, lainaa tavaroita sekä antaa neuvontaa. Näiden toimintojen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään käytännön järjestelyjen mahdollisimman tarkoituksenmukaiseksi toteuttamiseksi ja palvelujen tarjoamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Käsittelyn peruste
Maksuttomiin tapahtumiin osallistuvien tietoja, yhteistyökumppaneista/sopimuskumppaneista kerättävää tietoa ja tilanvuokraustoiminnan toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja kerätään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
Tapahtumailmoituksiin kerättäviä tietoja käsitellään yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain perusteella.
Tilavuokratoiminnassa käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Tiedot, jotka kerätään koulutuksiin ja muihin maksuttomiin tapahtumiin osallistuvilta yksityisiltä henkilöiltä:
- Allergiatiedot ja ruokavalio
- Nimi ja edustettava yhdistys
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Esteettömyystiedot
- Koulutusala
Yritysyhteistyökumppaneilta ja sopimuskumppaneilta kerättävät tiedot:
- Yhteyshenkilön nimi, myyjän nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Ruokavalio, allergiat ja organisaatio.
- Yrityksen / toiminimen osalta y-tunnus. Toimeksiantojen sopimuskumppaneilta henkilötunnus tarpeen vaatiessa.
Tilanvuokraustoiminnan kannalta tarpeellisina kerättävät varaajan tiedot:
- Varaajan etunimi ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Laskutusosoite (katuosoite, postinumero ja -toimipaikka)
- Yritysvarausten yhteydessä kerätään organisaation virallinen nimi ja y-tunnus
- Henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- Maksuvälittäjän nimi
- Palautettavien maksujen kohdalla asiakkaan tilinumero
Avainhallinnan rekisteriin kirjataan seuraavat tiedot:
- Avaimen haltijan nimi
- Yhdistys, jota avaimen haltija edustaa
- Avaimen haltijan sähköpostiosoite
- Avaimen haltijan puhelinnumero
- Tieto siitä, mihin tiloihin oikeuttavan avaimen henkilö on saanut hallintaansa
Tapahtumailmoituksiin kerättävät tiedot:
- aika ja paikka
- osallisten yhteystiedot
- todistajien yhteystiedot
Pääsylippujen myynnin yhteydessä kerättävät tiedot
- Nimi
- Sähköposti
- puhelinnumero
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietoja kerätään opiskelijalta tai palvelua käyttävältä asiakkaalta taikka yhteistyökumppanin edustajalta itseltään.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta tunnisteellisena.
Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa sen ajan kuin on tarpeen palvelun tai toiminnan suorittamiseksi, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin.
Henkilötietojen säilyttäminen
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Koulutuksiin ja muihin maksuttomiin tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja säilytetään koulutuksen tai tapahtuman järjestämiseen asti. Välttämättömiä henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös tapahtuman päättymisen jälkeen.
Yhteistyökumppanien ja sopimuskumppanien tietoja säilytetään sopimuskauden ajan. Lisäksi tosite- ja laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.
Avainhallinnan rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään sopimuskauden ajan.
Tilanvuokraustoiminnan asiakkaiden tietoja säilytetään 6 vuoden ajan siltä osin kuin ne sisältyvät kirjanpitoaineiston tositemateriaaliin (nimi, maksuvälittäjän tieto, palautettujen maksujen osalta tieto tilinumerosta). Kirjautuneen henkilövaraajan tiedot säilytetään asiakastiedoissa vähintään 3 vuoden ajan siitä, kun ko. varaajatunnuksella on viimeksi käytetty järjestelmää. Yhteisövaraajilla säilytysaika on vastaavalla tavalla 5 vuotta.
Tapahtumailmoitukset säilytetään kahden vuoden ajan niiden laatimispäivän kalenterivuoden päättymisestä. Ne hävitetään kuukauden kuluessa säilytysajan päättymisestä.
Yhteyshenkilö:
tilakoordinaattori@soihtu.fi
Käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissa, esimerkiksi työhakemusten käsittelyyn, hakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden arvioimiseksi.
Käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen lähettämääsi hakemukseen perustuvan pyynnön nojalla.
Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavan lain sallimassa laajuudessa voimme myös käsitellä henkilötietoja luotettavuusarviointiin tai taustaselvityksen tekemiseen annetun suostumuksen perusteella.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Keräämme ja käsittelemme työnhakijoiden työhakemuksissaan luovuttamia yhteystietoja ja työhakemustietoja.
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietoja kerätään pääasiassa henkilöltä itseltään.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa tai kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. ulkoistetut palkanlaskentapalvelut). Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa hakijoiden suostumuksella osapuolille, joita suostumus koskee, esim. suosittelijat.
Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen sovellettavan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Yhteyshenkilö:
Työpaikkailmoituksessa ilmoitetut yhteystiedot.
Käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja majoituksen ja maksuliikenteen järjestämiseksi. Lisäksi toteutamme asiakaskyselyitä, asiakasviestintää sekä huolehdimme asuntojen kunnossapidosta. Käsittelemme tietoja myös mahdollisten lisäpalvelujen ja -laskujen lähettämiseksi ja perimiseksi.
Käsittelyn perusteet
Näitä tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Asukashallinta Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja palvelun käyttäjistä.
Perustiedot:
- nimi, henkilötunnus/syntymäaika, postiosoitteet, kansalaisuus, passin/henkilökortin numero, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
- mukana matkustavan/-matkustavien henkilötiedot: etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset/syntymäajat
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot:
- majoituksen varaustiedot, majoituksen maksutiedot
- avainten luovutus- ja palautuspäivämäärät
- reklamaatiot, palautteet (palautelomake) ja muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet
- pankkitilitiedot tarvittaessa hyvityksiä varten
Henkilötietojen kerääminen
Tietojen lähteenä on aina rekisteröity itse.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta JYY:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi JYYn puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti-, huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle, sähkö- ja tietoverkkotoimittajille majoitukseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi. Tietoja siirretään ylioppilaskunnan käyttämiin sähköisiin kiinteistön ylläpito-, varaus- ja toiminnanohjausjärjestelmiin.
Henkilötietojen säilytys ja poisto
Tietoja säilytetään lainsäädännön määräämän ajan. Tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin tuhotaan tämän ajan jälkeen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla, kuten esimerkiksi salauksella.
Yleisellä tasolla opiskelijoiden tai sidosryhmiemme henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve ja oikeus käsitellä niitä. Kaikilla työntekijöillä on jatkuvasti saatavilla ohjeet henkilötietojen ja muiden meille luovutettujen tietojen turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä.
Paperiaineistot ja digitaaliset aineistot hävitetään tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidylle aiheutuvan riskin hallinta
Henkilötietojen käsittelyssä pyritään minimoimaan rekisteröidyille aiheutuvat riskit. Riskienhallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. säännöllinen riskien havainnointi ja henkilötietojen käsittelyä koskevat vaikutustenarvioinnit.
Mikäli tietoturvaloukkaus sattuu, rekisterinpitäjä arvioi ja minimoi kiireellisesti rekisteröidylle mahdollisesti aiheutuvat riskit. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle, mikäli on todennäköistä, että se aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen.
Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien käyttäminen
Ihmisillä on oikeuksia koskien käsittelemiämme henkilötietoja. Tässä osiossa kerrotaan vain yleisesti oikeuksista. Oikeudet saattavat poiketa sen mukaan, millä perusteella tietoja käsitellään. Poikkeuksista alla olevaan listaan löydät tietoja edellä olevien henkilöryhmien tarkemmilta kuvauksilta.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä selosteen alussa mainittuun yhteyshenkilöön, joka välittää pyyntösi eteenpäin. Pyynnössä on hyvä yksilöidä tarkemmin, oletko opiskelija, asutko vuokrakohteessamme tai oletko asioinut ylioppilastalon tapahtumissa taikka palveluissa ja koskeeko pyyntösi vain jotain tiettyä edellä mainituista. Jos kyseessä on tietopyyntö, on hyvä yksilöidä myös, miltä ajalta haluat tietoja. Edellisten määrittely nopeuttaa prosessia merkittävästi. Myös opiskelijanumeron tai muiden tunnisteiden toimittaminen helpottaa ja nopeuttaa vastaamista.
Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään pyynnön laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion etukäteen.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä itseään koskevista tiedoista yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa ja tarkastaa omat tietonsa.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada epätarkat ja virheelliset tietonsa oikaistuksi. Oikeutta voi käyttää ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle ja ilmoittamalla oikeat tiedot. Ihmisillä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
Oikeus tietojen poistamiseen
Kenellä tahansa on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Peruutat suostumuksen, eikä henkilötietojen käsittelyyn ole muuta perustetta
- Vastustat henkilötietojesi käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta
Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot pyrimme poistamaan aina automaattisesti ilman, että siitä tarvitsee tehdä meille erillistä pyyntöä. Henkilötiedot, joita käsittelemme esimerkiksi sopimusta tai laskutusta varten, voivat olla sellaisia, että kirjanpitolainsäädäntö tai muut lakisääteiset velvoitteet edellyttävät meitä säilyttämään henkilötietojasi kuitenkin joiltain osin.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä, mutta niiden säilyttäminen on tarpeen epäselvyyksien ratkaisemisen ajan. Oikeutta tietojen käsittelyn rajoittamiseen ei ole niissä tapauksissa, joissa lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään tiedot. Esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään kirjanpidollisia tietoja 10 vuotta.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella (esimerkiksi tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi sekä suoramarkkinointi).
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus itse antamiensa tietojen siirtoon toiseen järjestelmään. Tällainen tilanne voi olla käsillä, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suostumukseen tai sopimukseen perustuen. Silloin, kun emme pysty siirtämään henkilötietoja automaattisesti, sinulla on oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa niiden siirtämiseksi edelleen.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Digitaalisissa palvelukanavissa on mahdollista, että rekisteröidyn antamien tietojen perusteella tarkistetaan automaattisesti esimerkiksi sopimuskelpoisuutta.
Automaattista käsittelyä ja sen mukaista päättelyä käytettäessä rekisteröidyllä on sitä oikeus vastustaa, mikäli menettely ei ole välttämätön sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten. Tällaisissa tapauksissa kerrotaan rekisteröidylle vaihtoehtoiset tavat edetä asiansa hoitamisessa muilla kanavilla.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttamisella ei ole kuitenkaan vaikutusta esimerkiksi tarjoamiemme palveluiden laatuun tai sisältöön.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty epäasiallisesti tai lainvastaisesti, toivomme yhteydenottoa ensin meille, jotta voimme yhdessä selvittää asiaa. Mikäli vastauksemme ei ole tyydyttävä, on sinulla myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin, että voimme selvittää asiat mahdollisimman nopeasti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tietojen siirrot ja luovutukset
Käyttämämme alihankkijat ovat aina sitoutuneet käsittelemään tietoja vain meidän antamien ohjeiden mukaan ja määrittelemiimme tarkoituksiin. Kaikki alihankkijat ovat sopimuksella sitoutuneet tähän, sekä pitämään salassa henkilötiedot, joita he puolestamme käsittelevät.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta JYYn ulkopuolelle.
Jos tietoja siirretään kolmansiin maihin, siitä ilmoitetaan tietoja kerättäessä. Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaiseen komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta ja ns. Privacy Shield -sopimukseen.
Tietosuojaselosteen muutokset
Päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa. Jos muutokset ovat merkittäviä, pyrimme informoimaan siitä suoraan niitä henkilöitä, joita muutokset koskevat. Tietosuojaselostetta koskevat kysymykset ja tiedustelut voit lähettää tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot ovat selosteen alussa.
Asiakirjan tila ja versio
Tämä tietosuojaseloste on tarkistettu 23.6.2026, ja se on tällä hetkellä luonnosvaiheessa. Asiakirjaa ei ole vielä hyväksytty ylioppilaskunnan toimivaltaisen toimielimen päätöksellä. Luonnos ei ole vielä lopullinen eikä kaikilta osin sitova, ja sen sisältö voi muuttua valmistelun aikana. Lopullinen hyväksytty versio julkaistaan erikseen.