JYYn tapahtumaohjeistus syksylle 2020

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta kokosi tämän ohjeistuksen järjestöille ja yhteistyökumppaneille  tapahtumien toteuttamiseen ja niihin osallistumiseen syksyllä 2020. 

Noudata viranomaisten suosituksia ja ohjeita 

Tässä ohjeistuksessa on huomioitu Jyväskylän yliopiston (JYU), Aluehallintoviraston (AVIn), Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL), Keski-Suomen sairaanhoitopiirin (KSSHP) sekä Opetus ja kulttuuriministeriön (OKM) tämänhetkiset (25.8.) ohjeistukset ja suositukset. Ohjeistusta päivitetään tilanteen muuttuessa. Tällä hetkellä poikkeuslaki ei ole voimassa, joten viranomaiset antavat ohjeita ja suosituksia tapahtumien toteuttamiseen. Ohjeistuksilla ja suosituksilla pyritään turvaamaan kaikki toiminta ja kaikkien terveysjoten suosittelemme niiden noudattamista kaikissa tapahtumissa 

Turvallinen työskentely- ja opiskeluympäristö muodostuu meidän jokaisen vastuullisella ja turvallisella toiminnalla. Huolehdithan siis osaltasi turvallisuudesta.  

Tämän ohjeistuksen ovat koonneet Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan tapahtumatuottaja Laura Partamies sekä hallituksen kulttuurivastaava Niklas Pelkonen, joilta voi kysyä lisätietoja.

Tällä hetkellä voimassa olevat suositukset 

Aluehallintovirastojen määräysten mukaisesti elokuussa enintään 500 henkilön tilaisuudet ovat sallittuja ilman erityisiä ehtoja, mutta hallitus ja aluehallintovirasto suosittelevat, että niissäkin noudatetaan THL:n ja OKM:n ohjeita turvaväleistä ja hygieniakäytännöistä.

Yli 500 henkilön sisä- ja ulkotilaisuudet ovat sallittuja, jos tilaisuuksien järjestäjät voivat varmistaa osallistujien turvallisuuden noudattamalla THL:n ja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjetta turvaetäisyyksistä ja hygieniakäytännöistä. Järjestäjän voi olla syytä rajata osallistujia erillisille alueille, jotta ohjeita voidaan tosiasiassa noudattaa.

Tarkoituksena on varmistaa osallistujien turvallisuus ja estää koronavirustartuntojen leviäminen mm. seuraavilla toimenpiteillä: 

  • Tapahtumassa on huolehdittava 1-2 metrin turvaetäisyydestä ja se tulee säilyttää koko tilaisuuden ajan. Tungoksia ja tiiviitä jonoja ei saa päästää syntymään missään vaiheessa tilaisuutta. 
  • Järjestäjän täytyy ohjeistaa osallistujia turvaväleistä ja hyvästä käsihygieniasta sekä tarjota mahdollisuus käsien puhdistamiseen. 
  • THL suosittaa kasvomaskien käyttöä, mikäli tarvittavien turvaetäisyyksien pitäminen ei ole mahdollista 
  • Osallistu tapahtumiin vain terveenä. Jos olet oireinen tai sairas, jää kotiin. 
  • Yski ja aivasta kertakäyttöiseen nenäliinaan tai hihaasi. 

Tilaisuuden järjestäjän vastuulla on noudattaa THL:n ja OKM:n ohjeistusta ja suunnitella tapahtuma niin, että se noudattaa näitä ohjeita. Yleisötilaisuuden tai yleisen kokouksen järjestäjä vastaa siitä, että tilaisuus järjestetään osallistujille turvallisella tavalla. 

Huomioi tapahtuman järjestämisessä, että yksityistilaisuuksia sekä anniskeluravintoloita koskevat erilaiset velvollisuudet, joita tulee soveltaa tapahtuman järjestämisessä. Varmista aina tilaisuuden erityispiirteitä koskevat määräykset tapahtumapaikan vastaavalta tai viranomaiselta. 

Jyväskylän yliopiston 24.8.2020 voimaan tulleet ohjeistukset 

Jyväskylän yliopiston pääsääntöisenä tehtävänä on opetuksen järjestäminen ja työntekijöiden sekä opiskelijoiden terveyden turvaaminen.  

Kampuksella toteutettavassa opetuksessa uudet aloittavat opiskelijat ovat etusijalla. Poikkeuksena tähän ovat kansainväliset maisteriohjelmat, joissa uusien opiskelijoiden orientaatio toteutetaan etänä niille opiskelijoille, jotka eivät pääse koronapandemiasta aiheutuvien viranomaisrajoitusten vuoksi Suomeen opintojen alussa. KV-maisteriohjelmissa varaudutaan koko syyslukukauden kestävään etäopiskeluun. 

Lukuvuosi 2020-2021 aloitetaan 31.8. siten, että opetus toteutetaan etä– ja pienryhmäopetuksena huomioiden opiskeltavan aiheen vaatimukset sekä varmistaen kaikille laadukas opiskelu turvallisessa opiskelu- ja työympäristössä. Jatkavien opiskelijoiden opetus järjestetään ainakin ensimmäisen periodin ajan pääsääntöisesti etäopetuksena. Yliopisto tarjoaa tehostettua opintojen ohjausta kampuksella sekä verkon välityksellä. 

Yliopisto on linjannut, että laajoja tapahtumia tai tilaisuuksia ei järjestetä fyysisesti yliopiston tiloissa vaan ne toteutetaan verkossa tai pienryhmissä.  

Lisäksi yliopisto on linjannut, että kaikki yliopiston sisäisien sekä sidosryhmien kokoukset tulisi toteuttaa etäkokouksina ja että kaikkiin kokousiin on tarjottava etäyhteysmahdollisuus. 

Kampuksella järjestettävät tapahtumat, työskentely, ulkopuoliset sekä harrastustoiminta 

Tilojen käyttöä suunniteltaessa ja jo tehtyjen tilavarausten osalta tilan kapasiteetti on tarkastettavturvavälien huomioimiseksi. Tilojen henkilömäärää suunniteltaessa on käytetty 1,5 metrin turvaväliä. Tilavarausten tulee perustua priorisoituun suunnitelmaan lähiopetuksen toteuttamisesta. 

Yliopisto ei vuokraa tilojaan ulkopuolisille toimijoille syyslukukauden aikana. Siivousta on tehostettu keskittämällä resursseja lattiapintojen puhdistamisen sijasta kosketuspintojen puhdistamiseen. Voit pyytää puhdistusaineita ja kertakäyttöpyyhkeitä siivouspalvelusta, mikäli haluat itse pyyhkiä työpisteesi. 

Yliopiston tiloissa voi järjestää alle 50 henkilön sisäisiä ja ulkoisia tilaisuuksia noudattaen ohjeitten mukaisia periaatteita. Mikäli epidemiatilanne muuttuu, ohjeita voidaan joutua muuttamaan ja jo suunniteltuja tilaisuuksia perumaan. Yliopisto suosittele, että yli 50 henkilön kokoontumisia tulisi välttää. 

Kirjastojen tiloissa voi olla rajoitettu määrä henkilöitä kerrallaan ja toiminta toteutetaan tehostetun turvallisuuden periaatteiden mukaisesti huomioiden erilaiset ratkaisut. 

Korkeakoululiikunnan syksyn palvelut aukeavat porrastetusti 7.9. alkaen. Alkusyksyllä palveluja järjestetään pääasiassa ulkona tai verkossa. Sisällä ohjattavien tuntien osallistujamäärää rajoitetaan ottaen huomioon vallitsevat rajoitukset. Opiskelijoiden ja henkilöstön vakiovuoroja ei avata syksyllä. Asiaa tarkastellaan uudelleen 25.9. mennessä. Kuntosalit ovat ainoastaan opetuskäytössä.  

Yliopiston tiloissa harrastekerhojen ja seurojen toiminta sovitaan tapauskohtaisesti tilapalveluiden kanssa. Kuorojen ja muiden harrasteryhmien toimintaa ei järjestetä 1. periodin aikana. 

Turvallisuudesta tiedottaminen 

  • Viestikää selkeästi ja näkyvästi tapahtumaturvallisuudesta ja keinoista, joilla sitä ylläpidetään 
  • Reagoi viranomaisten antamiin suosituksiin, myös jos ne muuttuvat kesken tapahtuman suunnittelun tai toteutuksen 
  • Tehkää tapahtuman nettisivuille oma turvallisuusosio 
  • Kiinnittäkää huomiota sisäiseen viestintään työryhmänne välillä. Välttäkää tilannetta, jossa yhden järjestäjän sairastuminen estäisi koko tapahtuman toteutumisen. 
  • Ottakaa jo ennen tapahtumaa yhteyttä viranomaisiinjos tarve vaatii. Esimerkiksi jos tapahtuman yhteensopivuus koronasuositusten kanssa askarruttaa, asiasta on hyvä tiedustella viranomaistahoilta. Viranomaisten kanssa käyty keskustelu on hyvä tiedottaa myös eteenpäin. 
  • Muistakaa tiedottaa myös ohjeita siitä, kuinka osallistujan on toimittava, mikäli hän huomaa itsellään koronaoireita tapahtuman jälkeen.  

Viestintä ja julkisuus 

Hyvin viestittynä tapahtumien turvallisuus ja varotoimet lisäävät osallistujien turvallisuudentunnetta, pienentävät mahdollista tartuntariskiä ja tapahtuman järjestäjien riskiä saada tapahtumasta osakseen negatiivista julkisuutta.  

Jos tapahtuma järjestetään huolimattomasti tai varotoimista viestitään huonosti, on suurempi riski että tauti pääsee leviämään tapahtumassa.  

Aina leviämistä ei voi estää parhaallakaan suunnittelulla, joten jo suunnitteluvaiheessa kannattaa ottaa huomioon toimintatavat tilanteessa, jossa joudutaan viestimään mahdollisista altistumisista. 
Jos tapahtumassa tulee paljon korona-altistumisia ja/tai -tartuntoja, myös media todennäköisesti kiinnostuu asiasta. Etukäteen kannattaa suunnitella miten toimitaan tällaisessa tilanteessa, eli ketkä muotoilevat vastauksen medialle ja ketkä ovat vastuussa tiedottamisesta. Järjestöt voivat pyytää JYYltä apua myös näissä tilanteissa. 

Apua jaksamiseen 

Epävarma koronatilanne aiheuttaa turhautuneisuutta ja lisääntyvää huolta. Älä jää yksin huoliesi kanssa ja kannusta myös läheisiä toimijoitasi kertomaan avoimesti koronan nostattamista tuntemuksista. Vertaistuki on tällä hetkellä ensiarvoisen tärkeää. Myös mm. Nyyti ry ja oppilaitospappi auttavat.

JYYn suositukset tapahtumien järjestämisessä 

  • Tapahtumiin osallistutaan vain terveenä! Jos olet sairas tai oireinen, jää kotiin lepäämään.  
  • Turvaväleistä huolehditaan niin arkitilanteissa kuin tapahtumissakin. Tapahtumajärjestäjän täytyy huolehtia, että turvavälejä on helppo ylläpitää. Tapahtuman osallistujan tulee myös itse pyrkiä pitämään tarvittavia turvavälejä kanssaosallistujiin. 
  • Käsihygieniasta huolehtiminen on äärimmäisen tärkeää. Pese kädet aina tilaan tullessasi saippualla ja vedellä tai käytä käsidesiä. 
  • Yksi ja aivasta oikein eli kertakäyttöiseen nenäliinaan tai hihaasi. Huolehdi myös, että nenäliina heitetään käytön jälkeen roskikseen. 
  • Noudata viranomaisen maskisuositusta julkisilla paikoilla, missä turvaväliä ei pysty pitämään. Huolehdi myös, että maski hävitetään oikeaoppisesti. 
  • Kerää mahdollisuuksien mukaan listaa tapahtumaasi osallistuvista henkilöistä (nimi, puhelinnumero, sähköposti) tartuntaketjujen jäljittämiseksi. Jos tapahtumassasi oleva henkilö ilmoittaa jälkikäteen, että hänellä on ilmennyt koronaoireita, ota yhteyttä omaan terveyskeskukseen. 
  • Huomioi tapahtumasi luonne, reunaehdot, osallistujamäärä ja paikka sekä niihin liittyvät rajoitukset. Kysy neuvoa JYYn asiantuntijoilta ja viranomaisilta, jos asia tuntuu epäselvältä. 
  • Huomioi, että esimerkiksi ulkotiloissa pysytteleminen ja päihteettömyys edesauttavat turvaväleistä ja muista turvallisuustekijöistä huolehtimista. 
  • Jos tapahtuman järjestämisessä ei voida noudattaa tai voidaan noudattaa vain osittain viranomaisten tai tapahtumapaikan asettamia ehtoja, kannattaa tapahtuman järjestämisen mielekkyyttä pohtia. JYY suosittelee, että tapahtumia ja tilaisuuksia, joissa altistetaan turhille lähikontakteille, tulisi olla kokonaan järjestämättä. 
  • Huomioi toiset, kun järjestät tapahtumia. Mieti tapahtumaa myös riskiryhmäläisten näkökulmasta ja muista normaalit saavutettavuuteen liittyvät seikat. 

Linkkejä 

Yhteystietoja 

Laura Partamies
JYYn tapahtumatuottaja
tapahtumatuottaja@jyy.fi
+358 45 137 1961
 

Niklas Pelkonen
JYYn
hallituksen kulttuurivastaava
niklas.pelkonen@jyy.fi  

Matti Väätäinen
Jyväskylän seurakunnan oppilaitospappi
matti.vaatainen@evl.fi
+358 50
 594 8167