Tietosuojaseloste - Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

Henkilötietojen käsittely Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnassa

Tällä tietosuojaselosteella kerrotaan Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnassa ja sen eri toiminnoissa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjä:

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta (JYY)
Keskussairaalantie 2
40600 Jyväskylä
jyy(a)jyy.fi
+358 504306747

Löydät tietosuojaselosteelta henkilötietojen käsittelystä tietoja aina sen mukaan, mistä henkilöryhmästä haet tietoa. Monet voivat kuulua yhtä aikaa eri henkilöryhmiin: joku voi olla yhtä aikaa sekä vuokraamamme kohteen asukas, että osallistuja järjestämässämme koulutuksessa ja mahdollisesti käyttää myös asukkaidemme käyttöön osoitettua kuntosalipalvelua ja silloin kyseiseen henkilöön soveltuvat kaikkien näiden ryhmien kuvaukset. Jako kuitenkin helpottaa tiedon löytämistä, koska monesti vain tietty käsittely saattaa olla kiinnostavaa.

Lisäksi tällä selosteella kerrotaan vielä kaikille kuuluvista oikeuksista, siitä miten suojaamme henkilötietoja ja valvontaviranomaisen yhteystiedot, mikäli jollakin on tarve jättää asiansa viranomaisen käsiteltäväksi.

Ylioppilaskunnassa sovelletaan hallintolakia (434/2003) sen hoitaessa julkista hallintotehtävää. Ylioppilaskunnan toiminnan julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta.

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta – Opiskelijoiden tietojen käsittely

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan jäsenrekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta on yliopistolailla säädetty julkisoikeudellinen yhteisö, jonka jäseniä ovat kaikki Jyväskylän yliopistossa perustutkintoa suorittavat opiskelijat. Yliopisto ylläpitää opiskelijarekisteriä ja luovuttaa jäsenten tietoja ylioppilaskunnalle. Ylioppilaskunta rakentaa oman jäsenrekisterinsä pohjautuen näihin tietoihin. Käsittelemme jäsenten henkilötietoja:

jäsenmaksun suorittamisen seuraamiseksi ja jäsenyyden todentamiseen
vaalikelpoisuuden tarkistamiseksi edustajiston vaaleissa sekä edustajistoon valittujen kohdalla edustajistokauden aikana
jäsenten merkitsemiseksi edustajistovaalien vaaliluetteloon
edustuskelpoisuuden tarkistamiseksi yliopiston hallinnon toimielimiin valittaessa sekä hallintokauden aikana

Käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen, kuten yliopistolakiin ja tietosuojalakiin sekä ylioppilaskunnan ja Jyväskylän yliopiston väliseen sopimukseen tietojen luovuttamisesta ja käyttämisestä. Lisäksi tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Ylioppilaskunta käsittelee jäsenistään seuraavia tietoja:

nimi, syntymäaika, kansalaisuus
opiskelijanumero, sähköpostiosoite
ylioppilaskunnan jäsenyys, tutkinto-oikeudet
jäsenmaksun suoritustilanne
opinto-oikeudet
henkilötunnus

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötiedot saadaan Jyväskylän yliopiston rekisteristä suorana tiedonsiirtona suojatun yhteyden kautta. Tietoja voidaan pyytää myös rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsittelee pääasiassa jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija, Soihtu asumisen palvelut ja jäsenpalveluja tarjoavat työntekijät.

FeedCowboy Oy tuottaa Slice-opiskelijakorttipalvelua ja muita digitaalisia palveluita. Jäsenen kirjautuessa käyttäjäksi JYY luovuttaa seuraavat jäsentä koskevat tiedot: opiskelijanumero, tutkintotyyppi (perustutkinto vai jatkotutkinto) ja opintojen voimassaoloaika. FeedCowboy Oy hyödyntää tietoja tunnistaakseen opiskelijan JYYn jäseneksi.

Trevea tuottaa sähköisen äänestyksen Vakka-ohjelmistoa, jolla järjestetään suhteellista vaalitapaa käyttäviä vaaleja. JYY luovuttaa edustajistovaaleja varten jäsenestä seuraavat tiedot: Sukunimi ja etunimet, yliopiston käyttäjätunnus.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Henkilötietoja säilytetään JYYn jäsentietojärjestelmässä. Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi.

Kaikki tietojen oikaisuun tai poistamiseen liittyvät vaatimukset on osoitettava Jyväskylän yliopiston opiskelijapalveluihin. Ylioppilaskunnan jäsenellä ei ole oikeutta vaatia tietojensa luovuttamisen rajoituksia ylioppilaskunnalle.

Yhteyshenkilö:

JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050 430 6747

Hallinnon opiskelijaedustajat

Käsittelyn tarkoitus

Ylioppilaskunnan lakisääteisiin tehtäviin kuuluu opiskelijoiden edustajien nimeäminen yliopiston hallinnollisiin toimielimiin. Lisäksi ylioppilaskunta valitsee opiskelijaedustajia myös muihin tehtäviin. Opiskelijaedustajista päätettäessä kerätään henkilötietoja näiden henkilöiden nimeämiseksi ja yhteydenpidon järjestämiseksi. Julkista valtaa käyttävien toimielinten kohdalla sovelletaan tasa-arvolakia.

Käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen kuten yliopistolakiin ja yliopistoasetukseen.

Tieto juridisesta sukupuolesta kerätään tasa-arvolain tasavertaisuusperiaatteen noudattamiseksi.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Ylioppilaskunta käsittelee seuraavia tietoja:

nimi, opiskelijanumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite
juridinen sukupuoli
tutkinnonsuoritusoikeudet

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme tiedot rekisteröidyiltä itseltään.

Henkilötietojen käsittely, luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsittelee korkeakoulupoliittinen asiantuntija tai hänen sijaisensa.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille (pl. kyseisille toimielimille) muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää. Hakijoilta kysytään hakuvaiheessa suostumus sille, että JYYn verkkosivustolla julkaistaan eri toimielimissä toimivien edustajien nimet.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallinnon opiskelijaedustajina toimineiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.

Yhteyshenkilö:

JYYn korkeakoulupoliittinen asiantuntija
kopo-asiantuntija@jyy.fi
+358 50 330 1025

Tutorrekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tutortoiminnan järjestämiseksi Jyväskylän yliopistossa.

Käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään tutoriksi hakevan henkilön antaman suostumuksen perusteella.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Tutorina toimivasta henkilöstä kerätään seuraavat henkilötiedot:

Nimi
Yhteystiedot, puhelinnumero ja sähköpostit
Tutorin tyyppi (vertais-, degree- tai vv-tutor)
Tutoroitava tutkinto-ohjelma
Tieto tutorkoulutuksen suorittamisesta (koulutuksen nimi ja valmistuminen)

Henkilötietojen kerääminen

Yliopisto kerää tiedot rekisteröidyiltä itseltään tutorhakulomakkeilla sekä rekisteröityjen omista ilmoituksista. Yliopisto luovuttaa tiedot ylioppilaskunnalle tutortoiminnan järjestämiseksi.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsittelee korkeakoulupoliittinen asiantuntija, jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija ja muut työntekijät, joiden työtehtäviin kuuluu saada yhteys tutoreihin.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan vuoden välein, kun seuraavat tutorit on valittu. Rekisterissä säilytetään tätä pidempään vain tutortoimikauden varmistamisen kannalta välttämättömät tiedot.

Yhteyshenkilö:

JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050 430 6747

Muu ylioppilaskunnan toiminta ja alumnit

Käsittelyn peruste

Käsittely perustuu ylioppilaskunnan jakamien huomionosoitusten osalta ylioppilaskunnan yleiseen etuun.

Muiden tietojen osalta henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

Käsittelyn tarkoitus

Alumnirekisteriin tallennettujen tietojen käsittelytarkoitus on yhteydenpito ylioppilaskunnan alumnitoimijoihin esimerkiksi alumnitapahtumien ja vuosijuhlien järjestämiseksi.

Muutoin tietoja käsitellään palveluiden kehittämiseksi, rekisteröityjen tiedottamiseksi sekä huomionosoituksien ja palkitsemisten jakamiseksi.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Ylioppilaskunta käsittelee seuraavia alumnirekisterissä olevia tietoja:

nimi,
puhelinnumero, sähköpostiosoite
missä tehtävissä alumni on toiminut ja minä vuosina

Huomionosoitukset ja palkitsemiset:

Hyvä opettaja-palkinnon osalta kerätään ehdotettavan opettajan tietoja ja perusteluja sekä esittäjien tietoja.
Huomionosoitusten saajiksi ehdotettujen nimet, sähköpostiosoitteet ja esittäjän perustelut.

Sähköpostilistat:

Sähköpostiosoite ja nimi
Salasana ja kieli

Kyselyissä annetut tiedot:

Nimi
Puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Muiden ylioppilaskuntien JYYltä lukuvuositarraa hakevat:

Nimi, opiskelijanumero
jäsenyys ylioppilaskunnassa, ylioppilaskunta

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai palkitsemisen osalta ylioppilaskunnan jäseniltä.

Muiden ylioppilaskuntien JYYltä lukuvuositarraa hakevien tiedot saadaan muilta ylioppilaskunnilta.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsittelee tapahtumatuottaja, toiminnanjohtaja ja muut, joiden työnkuvaan kuuluu yhteydenpito alumnitoimijoihin.

Muutoin henkilötietoja käsittelevät Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan työntekijät, joiden työtehtäviin kyseiset tehtävät kuuluvat.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä.

Muiden ylioppilaskuntien JYYltä lukuvuositarraa hakevien tiedot säilytetään yhden lukuvuoden ajan.

Yhteyshenkilö:

JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
+35850 430 6747

Järjestörekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään JYYn piirissä aktiivisesti toimivien järjestöjen tietojen ylläpitämiseksi. Tietoja käytetään myös järjestöjen hallitusten kanssa käytävän yhteydenpidon mahdollistamiseksi.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Yhdistyksen viralliset tiedot:

nimi,
puhelinnumero, sähköpostiosoite

Hallituksen jäsenten vuosittain päivitettävät tiedot

Nimi
Vastuualue(et) hallituksessa
Sähköpostiosoite
Puheenjohtajien puhelinnumerot

Käsittelyn peruste

Elintärkeä etu: 6 art 1k d)
Yleinen etu: 6 art 1k e)

Henkilötietojen kerääminen

Tiedot kerätään järjestöiltä itseltään ilmoittautumislomakkeilla.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsittelevät Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan työntekijät.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Yhdistysten viralliset tiedot säilytetään pysyvästi. Hallitusten jäsenien yhteystiedot poistetaan, kun heidän toimikautensa päättymisestä on kulunut yksi vuosi.

Yhteyshenkilö:

JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050430 6747

Edustajistoa koskevat rekisterit

Edustajistovaalin rekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Edustajistoon ehdolla olevan ylioppilaskunnan jäsenen tietoja käytetään kaikille ylioppilaskunnan jäsenille avoimien vaalien järjestämiseen. Vaalituloksen perusteella muodostetaan edustajisto varajäsenineen.

Edustajisto käyttää ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa. Edustajistoon ehdolla olevan ylioppilaskunnan jäsenen tietoja käytetään kaikille ylioppilaskunnan jäsenille avoimien vaalien järjestämiseen. Vaalituloksen perusteella muodostetaan edustajisto varajäsenineen.

Henkilötietoja käsitellään kirjan pitämiseksi edustajistovaalien ehdokkaista ja vaaliliitoista.

Käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen kuten yliopistolakiin ja yliopistoasetukseen.

Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta käsittelyoikeus perustuu tietosuoja-asetuksen 9. artiklan 2. kohdan e) alakohtaan (rekisteröidyn itsensä jo julkaisemia tietoja voidaan käsitellä, vaikka ne koskisivat poliittisia mielipiteitä).

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Ylioppilaskunta käsittelee edustajistovaalien osalta seuraavia henkilötietoja:

Ehdokkaasta:

nimi
puhelinnumero, sähköpostiosoite
syntymäaika
osoite
yliopiston käyttäjätunnus
opiskelijanumero
tiedekunta

Vaaliliitosta:

vaaliliiton nimi
yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön koko nimi
yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön osoite
yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön puhelinnumero
yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön sähköpostiosoite
lista ehdokkaista, heidän syntymäaikansa ja tiedekunnat

Vaalirenkaasta

vaalirenkaan nimi
vaalirenkaaseen kuuluvat vaaliliitot
vaalirenkaaseen kuuluvien vaaliliittojen yhteyshenkilöiden koko nimet
vaaliliittoihin kuulumattomien ehdokkaiden nimet, syntymäajat ja tiedekunnat

Henkilötietojen kerääminen

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja vaaliliitoilta vaalilomakkeilla.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsittelee keskusvaalilautakunta sekä vaaleja valmisteleva työntekijä.

Tietoja voidaan tarvittaessa tallentaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja käsitellään, tallennetaan ja siirretään ainoastaan ylioppilaskunnan omilla teknisillä tiedonsiirtovälineillä.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Henkilötiedot arkistoidaan pysyvästi.

Yhteyshenkilö:

JYYn jäsenpalvelu- ja järjestöasiantuntija
jyy@jyy.fi
050430 6747

Edustajistorekisteri

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Ylioppilaskunta käsittelee edustajiston jäsenien ja varajäsenien, sekä niiden vaalissa ehdolla olleiden, jotka voivat nousta edustajiston varajäseneksi, osalta seuraavia tietoja:

nimi
puhelinnumero, sähköpostiosoite
opiskelijanumero
yliopiston käyttäjätunnus
edustajistoryhmä

Käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen: yliopistolain 46.6 § ja yliopistoasetuksen 4 §. Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta tietosuoja-asetuksen 9. artiklan 2. kohdan e) alakohta.

Käsittelyn tarkoitus

Edustajisto käyttää ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa. Vaaleissa valitun edustajiston tietoja käytetään edustajiston toiminnan järjestämiseen.

Henkilötietoja käsitellään kirjan pitämiseksi edustajiston jäsenistä, varajäsenistä ja niistä ehdolla olleista, jotka voivat nousta edustajiston varajäseneksi.

Henkilötietojen kerääminen

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja edustajistoryhmiltä vaalilomakkeilla sekä tietojen muuttuessa erikseen rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsittelee toiminnanjohtaja sekä hänen varahenkilönsä.

Edustajiston jäsenten tietoja luovutetaan edustajistoryhmien sekä ylioppilaskunnan puheenjohtajiston käyttöön.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille muutoin kuin mitä julkisuuslaki määrää.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Nimeä ja roolia edustajistossa (esimerkiksi varsinainen jäsen, varajäsen, ryhmävastaava) lukuun ottamatta henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun kyseisen edustajiston kausi päättyy. Nimi ja tieto roolista säilytetään mahdollista luottamustoimen todistuksen kirjoittamista varten.

Edustajiston kokoukset nauhoitetaan ja lähetetään suorana lähetyksenä Internet-palvelussa. Kokoukset nauhoitetaan ja nauhoitukset arkistoidaan kuluvan kalenterivuoden loppuun saakka, jonka jälkeen nauhoitukset poistetaan.

Yhteyshenkilö:

JYYn toiminnanjohtaja
toiminnanjohtaja@jyy.fi
+358 45 138 6816

Soihtu Asuminen

Käsittelyn tarkoitus  

Käsittelemme henkilötietoja vuokrasopimustietojen ylläpitämiseksi. Lisäksi toteutamme asiakaskyselyitä ja -tutkimuksia, asiakasviestintää sekä huolehdimme asuntojen kunnossapidosta. Käsittelemme tietoja myös vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perimiseksi sekä rekisterin ylläpitäjän liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. 

Käsittelyn peruste

Näitä tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen.   

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Asukkaiden valinta ja asukashallinta Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista. 

Perustiedot: 

nimi, henkilötunnus, postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja sukupuoli 
mukana muuttavan/-muuttavien henkilötiedot: etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset

  Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot: 

asiakkuuden alkupäivämäärä, asiakasnumero 
opiskeluun liittyvät tiedot koskien opiskelija-asuntoja 
asunnon tarvetta koskevat tiedot 
vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vakuustiedot ja vuokrasuhteen päättämiset 
avainten luovutus- ja palautuspäivämäärät 
reklamaatiot, palautteet (Webropol, Buenno) ja muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, sosiaaliseen isännöintiin liittyvät toimenpiteet, viestintä ja toimenpiteet, rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö sekä niiden yhteydessä annetut tiedot 
pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen/päättymiseen liittyen

Varallisuustiedot: 

tieto mahdollisesta edunvalvojasta, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, velka vuokranantajalle, velkajärjestelytieto

Verkkopalveluiden (asukasverkko) tarjoamiseksi ja palveluiden tuen tarjoamiseksi kerättävät tiedot

Nimi
Sähköpostiosoite
Asunnon osoite
Verkkoon liitettävän laitteen tekniset yksilöintitiedot

Henkilötietojen kerääminen

Tietojen lähteenä on rekisteröity itse. Saamme näihin tietoihin päivityksiä mm. rekisterin ylläpitäjän muista sähköisistä palveluista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä kuten Väestörekisterikeskuksesta. Luottotietotarkistukset teemme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.  

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot 

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta JYY:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi JYYn puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti-, huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle, sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi. Tietoja siirretään ylioppilaskunnan käyttämiin sähköisiin kiinteistön ylläpito-, varaus- ja toiminnanohjausjärjestelmiin. Mikäli asunnon omistajaksi tulee JYYn ulkopuolinen taho, voi JYY luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.  

Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan asukasverkon käyttöön ottavien asukkaiden rekisteröinnin yhteydessä luovuttamat tiedot ja tukipyynnön yhteydessä luovutetut tiedot luovutetaan verkon ylläpidosta vastaavalle taholle rekisteröinti- ja tukipyyntöjen käsittelyä varten.

Henkilötietojen säilytys ja poisto 

Tietoja säilytetään lainsäädännön määräämän ajan. Tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin tuhotaan tämän ajan jälkeen. 

Henkilötietojen tarkastuspyyntö 

Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään osoitteeseen Soihtu Asuminen, Vehkakuja 2 B, 40700 Jyväskylä. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus sekä halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta.

Soihtu Stay

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja majoituksen ja maksuliikenteen järjestämiseksi. Lisäksi toteutamme asiakaskyselyitä, asiakasviestintää sekä huolehdimme asuntojen kunnossapidosta. Käsittelemme tietoja myös mahdollisten lisäpalvelujen ja -laskujen lähettämiseksi ja perimiseksi.

Käsittelyn perusteet

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Asukashallinta Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja palvelun käyttäjistä. 

Perustiedot:

nimi, henkilötunnus/syntymäaika, postiosoitteet, kansalaisuus, passin/henkilökortin numero, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
mukana matkustavan/-matkustavien henkilötiedot: etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset/syntymäajat

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot:

majoituksen varaustiedot, majoituksen maksutiedot
avainten luovutus- ja palautuspäivämäärät 
reklamaatiot, palautteet (palautelomake) ja muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet
pankkitilitiedot tarvittaessa hyvityksiä varten

Henkilötietojen kerääminen

Tietojen lähteenä on aina rekisteröity itse.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot 

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta JYY:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi JYYn puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti-, huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle, sähkö- ja tietoverkkotoimittajille majoitukseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi. Tietoja siirretään ylioppilaskunnan käyttämiin sähköisiin kiinteistön ylläpito-, varaus- ja toiminnanohjausjärjestelmiin.

Henkilötietojen säilytys ja poisto 

Tietoja säilytetään lainsäädännön määräämän ajan. Tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin tuhotaan tämän ajan jälkeen. 

Kulunvalvonta ja videovalvonta

Kulunvalvonnan rekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Ylioppilaskunnan hallinnassa olevien tilojen käyttö ja valvonta, jotta voidaan paremmin vastata kiinteistöjen ylläpidosta ja turvallisuudesta sekä ehkäistä mahdollisia väärinkäytöksiä ja rikollisuutta. Sähköisen kulunhallintajärjestelmän avulla huolehditaan järjestyksen ylläpidosta ja voidaan edesauttaa vahinkoa aiheuttaneiden vastuuseen saattamisessa.

Käsittelyn peruste

Tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen.  

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, kulkuoikeuden peruste (muun muassa työsuhde, luottamustoimi, järjestötilasopimus, kuntosalisopimus, tilavuokra) sekä tilat, joihin kulkuoikeus on myönnetty ja kulkuoikeuden kesto.

Henkilötietojen kerääminen

Rekisteröidyltä itseltään. Lukkokohtaiset tiedot saadaan kulunvalvontajärjestelmän lukijalaitteista.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Ylioppilaskunnan työntekijät toimenkuviensa puitteissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille vahinkotapahtumien selvittämiseksi lainsäädännön puitteissa.

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Kulunvalvontatietoja säilytetään vuoden ajan.

Videovalvonnan rekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja ylioppilaskunnan lakisääteisten velvoitteiden ja oikeuksien sekä pakottavien tarkoitusten ylioppilaskunnan palveluksessa olevien työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden oikeussuojan ja turvallisuuden takaamiseksi, työnantajan, työntekijöiden ja asiakkaiden tietojen ja omaisuuden suojaamiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi.

Käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään JYYn omistamilla kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten ja ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittämiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Käsittelemme video- tai muuta kuva-aineistoa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan kameravalvotuilla alueilla (kuten toimitilat ja liiketilat). Kuva-aineiston yhteyteen tallentuu tapahtumapäivämäärä ja -kellonaika.

Henkilötietojen kerääminen

Yhtiön toimi- ja liiketiloihin ja muille ylioppilaskunnan hallinnoimille alueille on asennettu laitteita kameravalvonnan suorittamiseksi. Kameravalvonnan keinoin kuvataan ja tallennetaan kuva- ja henkilötietoa henkilöistä ja ajoneuvoista, jotka liikkuvat kameravalvonnan piiriin kuuluvalla alueella.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja voidaan luovuttaa esimiehille, ulkopuolisille yhteyshenkilöille, asiakkaille ja/tai viranomaisille (esim. poliisi) lain sallimassa ja edellyttämässä laajuudessa.

Tietoja voidaan siirtää ylioppilaskunnan puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Alihankkijat eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu tietosuojaselosteen ja tietosuojalausunnon mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan tai sen puolesta toimivan tahon henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista saada pääsy tietoihin

Henkilötietojen säilytys ja poisto

Kameravalvontajärjestelmät ovat suljetussa verkossa. Sovellukseen pääsy on rajattu käyttöoikeuksin. Tallenteita säilytetään kaksi viikkoa palvelimella.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä selosteen alussa nimettyyn vastuuhenkilöön. Osana pyyntöä henkilön on yksilöitävä mahdollisimman tarkasti aika ja paikka, josta arvelee kameravalvonnan video-otteita olevan. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

Rekisteröity ei voi käyttää oikeuttaan tietojen poistoon, koska henkilön poistaminen videotallenteelta ei ole mahdollista ilman kohtuutonta vaivaa. Samasta syystä rekisteröity ei voi käyttää oikeuttaan tietojensa oikaisuun tai tietojensa siirtämiseen.

Ravintolatoiminta, koulutukset ja tapahtumatilojen käyttö

Käsittelyn tarkoitus

Ylioppilaskunta järjestää tapahtumia ja koulutuksia, sekä muuta vapaamuotoista toimintaa, vuokraa ja lainaa tiloja ja tavaroita sekä antaa neuvontaa sekä tuottaa ravintolapalveluita. Näiden toimintojen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään käytännön järjestelyjen mahdollisimman tarkoituksenmukaiseksi toteuttamiseksi ja palvelujen tarjoamiseksi.

Käsittelyn peruste

Maksuttomiin tapahtumiin osallistuvien tietoja, yhteistyökumppaneista/sopimuskumppaneista kerättävää tietoa ja ravintolamyynnin sekä tilanvuokraustoiminnan kannalta tarpeellisina kerättäviä tietoja kerätään rekisteröidyn antaman suostumuksen ja nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Ravintolatoiminnassa tehtäviin tapahtumailmoituksiin kerättäviä tietoja käsitellään yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain perusteella.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Tiedot, jotka kerätään koulutuksiin ja muihin maksuttomiin tapahtumiin osallistuvilta yksityisiltä henkilöiltä: 

Allergiatiedot ja ruokavalio 
Nimi ja ainejärjestö 
Sähköpostiosoite 
Puhelinnumero 
Esteettömyystiedot 
Koulutusala

Yritysyhteistyökumppaneilta tai sopimuskumppaneilta kerättävät tiedot: 

Yhteyshenkilön nimi, myyjän nimi
Sähköpostiosoite 
Puhelinnumero 
Ruokavalio, järjestö ja allergiat. Joissain tapauksissa myös henkilötunnus.

Ravintolamyynnin ja tilanvuokraustoiminnan kannalta tarpeellisina kerättävät tiedot: 

Nimi 
Sähköpostiosoite 
Laskutusosoite, 
Allergiatiedot 
y-tunnus

Avainhallinnan rekisteriin kirjataan seuraavat tiedot: 

Avaimen haltijan nimi  
Tieto siitä, mihin tiloihin oikeuttavan avaimen henkilö on saanut hallintaansa

Tapahtumailmoituksiin kerättävät tiedot:

aika ja paikka
osallisten yhteystiedot
todistajien yhteystiedot

Pääsylippujen myynnin yhteydessä kerättävät tiedot

Nimi
Sähköposti
puhelinnumero

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään opiskelijalta tai palvelua käyttävältä asiakkaalta taikka yhteistyökumppanin edustajalta itseltään.  

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta tunnisteellisena.

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa sen ajan kuin on tarpeen palvelun tai toiminnan suorittamiseksi, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin.

Henkilötietojen säilyttäminen

Koulutuksiin ja muihin maksuttomiin tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja säilytetään koulutuksen tai tapahtuman järjestämiseen asti. Välttämättömiä henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös tapahtuman päättymisen jälkeen.

Yhteistyökumppanien ja sopimuskumppanien tietoja säilytetään sopimuskauden ajan. Lisäksi tosite- ja laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.

Ravintolamyynnin tilanvuokraustoiminnan yhteydessä kerättävät tiedot säilytetään sopimuksen ajan. Lisäksi tosite- ja laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.

Avainhallinnan rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään sopimuskauden ajan.

Tapahtumailmoitukset säilytetään kahden vuoden ajan niiden laatimispäivän kalenterivuoden päättymisestä. Ne hävitetään kuukauden kuluessa säilytysajan päättymisestä.

Yhteyshenkilö:

Venue Manager
venuemanager@ilokivi.fi

Työnhakijat

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissa, esimerkiksi työhakemusten käsittelyyn, hakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden arvioimiseksi.

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen lähettämääsi hakemukseen perustuvan pyynnön nojalla.

Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavan lain sallimassa laajuudessa voimme myös käsitellä henkilötietoja luotettavuusarviointiin tai taustaselvityksen tekemiseen annetun suostumuksen perusteella.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Keräämme ja käsittelemme työnhakijoiden työhakemuksissaan luovuttamia yhteystietoja ja työhakemustietoja.

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa henkilöltä itseltään.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa tai kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. ulkoistetut palkanlaskentapalvelut). Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa hakijoiden suostumuksella osapuolille, joita suostumus koskee, esim. suosittelijat.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen sovellettavan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Yhteyshenkilö:

Työpaikkailmoituksessa ilmoitetut yhteystiedot.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla, kuten esimerkiksi salauksella.

Yleisellä tasolla opiskelijoiden tai sidosryhmiemme henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve ja oikeus käsitellä niitä. Kaikilla työntekijöillä on jatkuvasti saatavilla ohjeet henkilötietojen ja muiden meille luovutettujen tietojen turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä.

Paperiaineistot ja digitaaliset aineistot hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidylle aiheutuvan riskin hallinta

Henkilötietojen käsittelyssä pyritään minimoimaan rekisteröidyille aiheutuvat riskit. Riskienhallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. säännöllinen riskien havainnointi ja henkilötietojen käsittelyä koskevat vaikutustenarvioinnit.

Mikäli tietoturvaloukkaus sattuu, rekisterinpitäjä arvioi ja minimoi kiireellisesti rekisteröidylle mahdollisesti aiheutuvat riskit. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle, mikäli on todennäköistä, että se aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen.

Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien käyttäminen

Ihmisillä on oikeuksia koskien käsittelemiämme henkilötietoja. Tässä osiossa kerrotaan vain yleisesti oikeuksista. Oikeudet saattavat poiketa sen mukaan, millä perusteella tietoja käsitellään. Poikkeuksista alla olevaan listaan löydät tietoja edellä olevien henkilöryhmien tarkemmilta kuvauksilta.

Kun haluat käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä selosteen alussa mainittuun yhteyshenkilöön, joka välittää pyyntösi eteenpäin. Pyynnössä on hyvä yksilöidä tarkemmin, oletko opiskelija, asutko vuokrakohteessamme tai oletko asioinut ylioppilastalon tapahtumissa taikka palveluissa ja koskeeko pyyntösi vain jotain tiettyä edellä mainituista. Jos kyseessä on tietopyyntö, on hyvä yksilöidä myös, miltä ajalta haluat tietoja. Edellisten määrittely nopeuttaa prosessia merkittävästi. Myös opiskelijanumeron tai muiden tunnisteiden toimittaminen helpottaa ja nopeuttaa vastaamista.

Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään pyynnön laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion etukäteen.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä itseään koskevista tiedoista yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa ja tarkastaa omat tietonsa.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada epätarkat ja virheelliset tietonsa oikaistuksi. Oikeutta voi käyttää ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle ja ilmoittamalla oikeat tiedot. Ihmisillä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.

Oikeus tietojen poistamiseen

Kenellä tahansa on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

Peruutat suostumuksen, eikä henkilötietojen käsittelyyn ole muuta perustetta
Vastustat henkilötietojesi käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot pyrimme poistamaan aina automaattisesti ilman, että siitä tarvitsee tehdä meille erillistä pyyntöä. Henkilötiedot, joita käsittelemme esimerkiksi sopimusta tai laskutusta varten, voivat olla sellaisia, että kirjanpitolainsäädäntö tai muut lakisääteiset velvoitteet edellyttävät meitä säilyttämään henkilötietojasi kuitenkin joiltain osin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä, mutta niiden säilyttäminen on tarpeen epäselvyyksien ratkaisemisen ajan. Oikeutta tietojen käsittelyn rajoittamiseen ei ole niissä tapauksissa, joissa lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään tiedot. Esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään kirjanpidollisia tietoja 10 vuotta.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella (esimerkiksi tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi sekä suoramarkkinointi).

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus itse antamiensa tietojen siirtoon toiseen järjestelmään. Tällainen tilanne voi olla käsillä, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suostumukseen tai sopimukseen perustuen. Silloin, kun emme pysty siirtämään henkilötietoja automaattisesti, sinulla on oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa niiden siirtämiseksi edelleen.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Digitaalisissa palvelukanavissa on mahdollista, että rekisteröidyn antamien tietojen perusteella tarkistetaan automaattisesti esimerkiksi sopimuskelpoisuutta.

Automaattista käsittelyä ja sen mukaista päättelyä käytettäessä rekisteröidyllä on sitä oikeus vastustaa, mikäli menettely ei ole välttämätön sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten. Tällaisissa tapauksissa kerrotaan rekisteröidylle vaihtoehtoiset tavat edetä asiansa hoitamisessa muilla kanavilla.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttamisella ei ole kuitenkaan vaikutusta esimerkiksi tarjoamiemme palveluiden laatuun tai sisältöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty epäasiallisesti tai lainvastaisesti, toivomme yhteydenottoa ensin meille, jotta voimme yhdessä selvittää asiaa. Mikäli vastauksemme ei ole tyydyttävä, on sinulla myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin, että voimme selvittää asiat mahdollisimman nopeasti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Tietojen siirrot ja luovutukset

Käyttämämme alihankkijat ovat aina sitoutuneet käsittelemään tietoja vain meidän antamien ohjeiden mukaan ja määrittelemiimme tarkoituksiin. Kaikki alihankkijat ovat sopimuksella sitoutuneet tähän, sekä pitämään salassa henkilötiedot, joita he puolestamme käsittelevät.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta JYYn ulkopuolelle.

Jos tietoja siirretään kolmansiin maihin, siitä ilmoitetaan tietoja kerättäessä. Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaiseen komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta ja ns. Privacy Shield -sopimukseen.

Tietosuojaselosteen muutokset

Päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa. Jos muutokset ovat merkittäviä, pyrimme informoimaan siitä suoraan niitä henkilöitä, joita muutokset koskevat. Tietosuojaselostetta koskevat kysymykset ja tiedustelut voit lähettää tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot ovat selosteen alussa.

Tämä seloste korvaa kaikki alussa esitettyjen organisaatioiden ja yhtiöiden aiemmat selosteet ja on päivitetty viimeksi 4.11.2024.