Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisestä Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnalle.
Ylioppilaskunnan toimintaan sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki). Siten julkisuuslain tarkoittamat ylioppilaskunnan asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole kokonaan tai osittain julistettu salassa pidettäväksi. Myös henkilötietojen suojaa koskeva lainsäädäntö on otettava huomioon.
Tietopyynnön tekeminen
JYYlle osoitetut tietopyynnöt voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen jyy@jyy.fi, jolloin tietopyyntö ohjataan oikealle taholle. Tietopyynnölle ei ole erityisiä muotovaatimuksia, mutta tietopyynnössä on syytä eritellä ja yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjoja pyydetään ja missä muodossa niitä pyydetään. Ennen tietopyynnön tekemistä on hyvä tarkistaa, löytyvätkö halutut asiakirjat tai tiedot JYYn verkkosivustolta.
Esimerkkejä hyvin yksilöidyistä tietopyynnöistä:
- Edustajiston kokouksen 7-2024 (16.5.2024) asiakohdan 83 liite “Taloutta ohjaava linjapaperi”
- Pöytäkirjat hallituksen kokouksista 5-2024 (7.2.2024) ja 15-2024 (16.5.2024).
Annamme tarvittaessa tukea yksilöimään halutut asiakirjat – ota tällöin yhteyttä jyy@jyy.fi.
Tietopyynnöt käsittelee JYYn varsinaisen toiminnan osalta toiminnanjohtaja ja liiketoiminnan osalta toimitusjohtaja. Jos tietopyynnön tekijä ei ole tyytyväinen toiminnanjohtajan tai toimitusjohtajan antamaan vastaukseen, hänen on mahdollista pyytää, että asia viedään JYYn hallituksen ratkaistavaksi. Hallituksen päätökseen on mahdollista hakea muutosta ylioppilaskunnan muutoksenhakuohjeen mukaisesti.
Hinnasto
Tietopyynnön käsitteleminen on monissa tapauksissa maksutonta. Kuitenkin paperisina annetuista kopioista sekä erityisiä toimenpiteitä vaativista tietopyynnöistä veloitetaan oheisen JYYn hallituksen 20.6.2024 päättämän hinnaston mukaisesti.
Paperikopiona annettavista asiakirjoista peritään seuraavat maksut:
- Tavallinen A4-kopio: 0,50 € / sivu
- Muut paperiset kopiot (esim. A3 tai sidottu A4): 1,00 € / sivu
- Kopioiden minimiveloitus: 10 € / laskutuskerta
- Postikulut: sovitun toimitustavan mukaan
Lisäksi tiedon hakemisesta ja/tai salassa pidettävien osien poistamisesta muissa kuin tavanomaisissa asiakirjapyynnöissä veloitetaan 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.
Tietoaineistot ja tietojärjestelmät
Tässä osiossa kuvataan ylioppilaskunnan käytössä olevia tietojärjestelmiä sekä erilaisia tietoaineistoja teemoittain. Kuvaus täydentyy vuoden 2024 syksyllä.
Yleisessä käytössä on Microsoftin Office 365 -ympäristö, joka sisältää esimerkiksi SharePointin ja Outlookin. Osittain käytössä on myös Google Workspace (esim. Google Drive).
Päätöksenteko
Ylioppilaskunnan pääasialliset päätöksentekoelimet ovat edustajisto ja hallitus, joiden lisäksi ylioppilaskunnalla on lukuisia muita toimielimiä.
Edustajisto on ylioppilaskunnan ylin päätöksentekoelin. Edustajiston tyypillisiä asiakirjoja ovat esityslistat, pöytäkirjat ja liitteet. Esityslistoja ja pöytäkirjoja on julkaistu ylioppilaskunnan verkkosivustolla. Liitteitä ei ole julkaistu kokouskohtaisesti, mutta edustajiston hyväksymät säännöt ja toimintaa ohjaavat asiakirjat löytyvät ylioppilaskunnan verkkosivustolta. Edustajiston toiminnassa on käytössä TIM-tietojärjestelmä.
Hallitus käyttää ylioppilaskunnassa päätös-, hallinto-, toimeenpano- ja työnantajavaltaa. Hallituksen tyypillisiä asiakirjoja ovat esityslistat, pöytäkirjat ja liitteet. Hallituksen kokousten päätösluettelot on julkaistu ylioppilaskunnan verkkosivustolla.
Muiden toimielinten osalta tyypillisiä asiakirjoja ovat esityslistat, pöytäkirjat ja mahdolliset liitteet. Tällaisia muita toimielimiä ovat esimerkiksi liiketoimintajohtokunta, yleiset ja erityiset valintatoimikunnat, Jyväsylän ylioppilaslehden johtokunta sekä keskusvaalilautakunta. Liiketoimintajohtokunta toimii myös ylioppilaskunnan tytäryhtiöiden hallituksena, eivätkä tytäryhtiöt ole julkisuuslain piirissä.