JYY kerää tähän artikkeliin ajantasaisen tiedon yhdistysten kevätkokouksiin liittyen. Artikkelia päivitetään tarvittaessa.
OHJETTA TÄYDENNETTY 19.5.2020
Korona-viruksen aiheuttama epidemia ja siitä seuranneet poikkeusolot aiheuttavat hämminkiä myös järjestökentällä. Keskeisimpänä näistä valmiuslaki jossa rajoitetaan julkiset kokoontumiset kymmeneen henkilöön ja suositellaan välttämään tarpeetonta oleilua yleisillä paikoilla. Kaikkien viranomaisten vahva suositus epidemian hidastamiseksi ja rajoittamiseksi on yksiselitteisesti välttää yli 10 hengen kokoontumisia.
Huom! Valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaisesti kokoontumisrajoituksia lievennetään 1.6. alkaen. Yleisötilaisuuksien henkilömäärärajoitus muuttuu nyt voimassa olevasta 10 henkilöstä enintään 50 henkilöön.
Kevätkokouksen pitämisestä korona-epidemian aikana
Eduskunta on 30.4. hyväksynyt hallituksen esityksen laiksi väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, asunto-osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista Covid-19 epidemian leviämisen rajoittamiseksi (HE 45/2020 vp). Eduskunnan tiedotuksen mukaan lakimuutos on voimassa 1.5.2020 alkaen.
Tietoa lain käsittelystä eduskunnan nettisivuilla.
Lain 5 § ohjaa yhdistyslakia seuraavasti:
Yhdistyslain 20 §:n 1 momentista poiketen yhdistyksen kokous, joka sääntöjen määräyksen mukaan tulisi järjestää elokuun 2020 loppuun mennessä, voidaan sääntöjen estämättä pitää syyskuun 2020 loppuun mennessä. Sama määräaika koskee yhdistyslain 20 §:n 2 momentissa tarkoitettua yhdistyksen kokousta. Yhdistyslain 25 §:n 1 momentista ja säännöistä poiketen hallituksen päätöksellä voidaan sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä yhdistyksen kokouksessa. Mainitun lain 21 §:stä poiketen hallitus voi sallia, että myös valtuutettu saa valtuuttaa toisen valtuutetun käyttämään oikeuttaan valtuutettujen kokouksessa. Yhdistyksen tai valtuutettujen kokouksessa järjestettävässä äänestyksessä saman asiamiehen edustamien jäsenten tai valtuutettujen yhteenlaskettu äänimäärä on enintään kymmenesosa kokouksessa edustettujen jäsenten tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä. Yhdistyslain 17 §:n 2 momentin ensimmäisestä virkkeestä ja 21 §:stä poiketen yhdistyksen hallitus voi sallia 17 §:n 2 momentissa tarkoitetun osallistumisen kokoukseen postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, vaikka tällaista menettelyä ei ole sallittu säännöissä ja vaikka yhdistys ei ole hyväksynyt tätä varten mainitun lain 30 §:ssä tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä. Hallitus voi päättää, että syyskuun 2020 loppuun mennessä järjestettävään yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.
Eli pähkinänkuoressa:
- Yhdistyksen vuosikokous /kevätkokous, tulee järjestää viimeistään syyskuun loppuun 2020 mennessä.
- Etäosallistuminen kokoukseen on mahdollista, vaikka siitä ei olisi säännöissä mainintaa, tai vaikka se olisi yhdistyksen säännöissä kielletty.
- Asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa kokousedustajaa. Yhden valtuutetun tai asiamiehen edustamien jäsenten määrä ei saa kuitenkaan ylittää kymmenesosaa jäsenten tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä.
Ota huomioon:
- Fyysinen osallistuminen on kuitenkin edelleen, ainakin teoriassa, mahdollistettava – eli kokouksella tulee olla jokin fyysinen paikka johon osallistuja voi tarvittaessa tulla. Käytännössä etäkokoukseen on hyvä liittää kutsu (esim. google forms) jonka avulla etäosallistujien määrä kartoitetaan. jos jollakulla on ongelmia etäosallistumisen suhteen, häntä voidaan vielä tässä vaiheessa opastaa ja auttaa etäohjelmiston käyttämiseen tai esittää asiamiehen/valtuutetun käyttämistä. Jäsenen osallistumista kokoukseen ei saa estää.
Kokouksen ajankohta
Eri ylioppilaskunnat ja myös ovat pääsääntöisesti suositelleet kokouksen siirtämistä myöhäisempään ajankohtaan jos se vain on mahdollista. Perusteena ovat viranomaisten asettamien kokoontumisrajoitusten ja suositusten aiheuttamat ongelmat kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden varmistamisessa. Jos yhdistyksen säännöissä määritelty ajankohta ylitetään, jäsenistö voi periaatteessa vaatia kokouksen järjestämistä, mutta tilanteessa jossa valtionhallinto on esittänyt vahvan vaatimuksen joukkokokoontumisten välttämiseksi olisi käytännössä mahdotonta että hallitukselle tulisi kokouksen siirtämisestä mitään sanktioita. Kokouksen siirtäminen myöhemmäksi on siis kaikkein suositeltavin vaihtoehto.
Jos kokous kuitenkin halutaan järjestää, tulisi huomioida seuraavat seikat:
Etäosallistuminen
Etäkokouksen järjestäminen on mahdollista jos se yhdistyksen säännöissä sallitaan – on myös varmistettava että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää.
1.5.2020 voimaan tulleen lakimuutoksen myötä etäosallistuminen on mahdollista myös, vaikka sitä ei mainittaisi yhdistyksen säännöissä, tai se olisi kielletty. Fyysiseen osallistumiseen tulee kuitenkin järjestää mahdollisuus.
Kaikilla osallistujilla tulee olla samanlainen mahdollisuus osallistua päätöksentekoon – eli etäyhteydellä olevat jäsenet ovat myös äänioikeutettuja, mikäli heillä muutoin on äänioikeus.
Etäkokousmahdollisuudesta tulee tiedottaa kokouskutsussa. Etäosallistujilla tulee olla tasapuoliset mahdollisuudet käytettävän osallistumis-alustan käyttämiseen ja osallistujille tulee tarjota selkeä ja riittävä ohjeistus sen käyttämiseen.
Edellisen vuoden toimijat eivät saa olla läsnä vastuuvapautta myönnettäessä.
Artikkelin lopussa on linkki jossa kerrotaan eri etäalustoista.
Esityslista
Kokouksen esityslistan tulisi olla mahdollisimman lyhyt. Poikkeustilanteessa riittää että kokouksessa käsitellään lähinnä sääntömääräiset asiat sekä mahdollisesti jokin aivan välttämätön asia.
Kiireettömät asiat ehtii käsitellä myöhemminkin.
Ihannetilanteessa hallitus ja puheenjohtaja keskustelevat ja neuvottelevat asioista jäsenistön kanssa mahdollisimman pitkälle jo ennen esityslistan lähettämistä esim. sähköpostilistalla, whatsappissa tai vastaavalla alustalla. Tällöin vuosikokouksessa on esityslista, josta vallitsee jo laaja yksimielisyys, ja sen läpikäyminen on muodollisuus, jossa äänestyksiin ei tarvitse mennä. Kokouksen valmistelu jo ennen esityslistan ja kokouskutsujen lähettämistä on nyt valttia.
Kokouksen paikka
Kokouksella on oltava jokin virallinen paikka – eli kokous on järjestettävä fyysisesti jossakin. Esimerkiksi puheenjohtajan koti voidaan ilmoittaa fyysiseksi kokouspaikaksi, johon yhdistyksen jäsenet muodollisesti kutsutaan ja jonne osallistuja, niin halutessaan, voisi periaatteessa tulla (tilaongelmissa voi kääntyä ylioppilaskunnan puoleen). Käytännössä tulee kuitenkin ottaa huomioon, että yli 10 hengen julkiset kokoontumiset on kielletty ja yksityisiä kokoontumisia suositellaan vahvasti välttämään.
Jokaisen kokoukseen osallistuvan tulee myös varmistua, ettei hän aiheuta muille terveyteen kohdistuvaa vaaraa – toisin sanoen flunssa-oireiset tai muutoin mahdollisesti tartuntaa kantavat henkilöt voivat osallistua kokoukseen vain etänä. Karanteeniin määrätyt henkilöt eivät luonnollisesti voi ottaa fyysisesti osaa kokoukseen.
Vastuuvapauden myöntäminen
Taloudellisen vastuun myöntäminen edellyttää että kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Arvioikaa myös miten suurista summista edellisen kauden vastuuhenkilöt ovat vastuussa ja sisältyykö vastuuvapauden myöntämiseen riskejä. Tavallisesti rahastonhoitajat hoitavat työnsä hyvin ja nuhteettomasti, eikä lillukanvarsiin takertuminen ole tarpeellista. Tarvittaessa, esimerkiksi merkittävien epäselvyyksien tullessa kysymykseen, vastuuvapauden myöntäminen voidaan siirtää syksylle.
Asianomaiset eivät saa itse olla päättämässä omasta vastuuvapaudestaan. Toisin sanoen edellisen vuoden toimijat eivät saa olla läsnä vastuuvapautta myönnettäessä.
Erikoistilanteet
Yhdistysoikeus teos (Halila ja Tarasti 2006, 318) sanoo seuraavaa:
“Yhteisöoikeudessa on hyväksytty yleisesti se periaate, että jäsenet ja osakkaat voivat tehdä yksimielisinä päätöksen myös muuten kuin asianmukaisesti koolle kutsutussa kokouksessa. Edellytyksenä kuitenkin on että päätöksestä laaditaan pöytäkirja. Tämä koskee myös yhdistysten päätöksentekoa.”
Käytännössä tähän sääntöön nojaaminen edellyttää, että kaikki jäsenet ovat asiasta yksimielisiä.
Jos jäsenistön kesken vallitsee yksimielisyys käytettävien menetelmien oikeellisuudesta, poikkeuksellisetkin menetelmät voivat tulla kysymykseen. Eli jos on varmaa että kukaan ei riitauta asioita, niin “antaa mennä.” Päätöksistä on kuitenkin laadittava pöytäkirja, jotta asiat voidaan jälkeenpäin vielä tarkistaa.
Eli vielä pähkinänkuoressa
- Jos ette voi järjestää kevätkokousta, no hätä – Poikkeusoloissa, epidemian rajoittamiseksi on suositeltavaa lykätä kokouksen pitämistä ja järjestää se sitten kun olosuhteet sen sallivat, kuitenkin viimeistään syyskuun loppuun mennessä.
- Jos teidän on kuitenkin välttämätöntä järjestää kevätkokous. Asialistalle vain sääntömääräiset asiat tai aivan välttämättömyydet. Neuvotelkaa asiat valmiiksi etukäteen etä-alustojen kautta jo ennen esityslistan lähettämistä, niin että itse kokous on enemmän muodollisuus.
- Kokouksella on oltava fyysinen paikka, johon kokoukseen osallistujat, ainakin muodollisesti, kutsutaan.
- Etäosallistumisesta vuosikokoukseen määräävät yhdistyksen säännöt.
- Yhdistyksen hallituksen toimintaa eivät ensisijaisesti valvo viranomaiset, vaan jäsenistö – jos asioista on yhdistyksessä laaja yksimielisyys, toiminta on läpinäkyvää ja yhtäläiset osallistumisoikeuden ja ääntenlaskun oikeellisuus on varmistettu, jäsenistö antaa varmasti anteeksi pienet, poikkeustilanteen luomat muotorikkeet.
Ongelmatilanteissa ja kysymyksissä ottakaa yhteyttä jäsenpalvelu- ja järjestösihteeriin.
Ismo Puhakka
jyy@jyy.fi
050 4306747
Alustoja etäkokouksiin ja etätyöskentelyyn
PRHn ohjeet etäosallistumiseen
https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/yhdistyslaki/lakimuutokset_20100901/etaosallistuminen.html