Ohjeita yhdistysten kevätkokousten pitämiseen

JYY kerää tähän artikkeliin ajantasaisen tiedon yhdistysten kevätkokouksiin liittyen. Artikkelia päivitetään tarvittaessa.


Korona-viruksen aiheuttama epidemia ja siitä seuranneet poikkeusolot aiheuttavat hämminkiä myös järjestökentällä. Keskeisimpänä näistä valmiuslaki jossa rajoitetaan julkiset kokoontumiset kymmeneen henkilöön ja suositellaan välttämään tarpeetonta oleilua yleisillä paikoilla. Oikeusministeriö, PRH, aluehallintovirasto ja poliisi eivät ole vielä (18.3.2020) laatineet asiasta ohjeistusta, joten emme tiedä voidaanko tässä poikkeustilassa yhdistyksen kokous katsoa kokoontumislain 2§ soveltamisalan mukaiseksi yleisötilaisuudeksi. Poliisista kerrottiin että esimerkiksi taloyhtiöiden kokouksia on järjestetty ja yhdistysten kokoukset rinnastuvat niihin – eli yhdistysten kokousten järjestämistä ei ole erikseen kielletty. Kaikkien viranomaisten vahva suositus epidemian hidastamiseksi ja rajoittamiseksi on kuitenkin yksiselitteisesti välttää yli 10 hengen kokoontumisia.

Ajatuksia kevätkokouksen pitämisestä korona-epidemian aikana

Kokouksen ajankohta

Eri ylioppilaskunnat ja myös ovat pääsääntöisesti suositelleet kokouksen siirtämistä myöhäisempään ajankohtaan jos se vain on mahdollista. Perusteena ovat viranomaisten asettamien kokoontumisrajoitusten ja suositusten aiheuttamat ongelmat kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden varmistamisessa. Jos yhdistyksen säännöissä määritelty ajankohta ylitetään, jäsenistö voi periaatteessa vaatia kokouksen järjestämistä, mutta tilanteessa jossa valtionhallinto on esittänyt vahvan vaatimuksen joukkokokoontumisten välttämiseksi olisi käytännössä mahdotonta että hallitukselle tulisi kokouksen siirtämisestä mitään sanktioita. Kokouksen siirtäminen myöhemmäksi on siis kaikkein suositeltavin vaihtoehto.

 Jos kokous kuitenkin halutaan järjestää, tulisi huomioida seuraavat seikat:

Etäosallistuminen

Etäkokouksen järjestäminen on mahdollista jos se yhdistyksen säännöissä sallitaan – on myös varmistettava että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää. 

Kaikilla osallistujilla tulee olla samanlainen mahdollisuus osallistua päätöksentekoon – eli etäyhteydellä olevat jäsenet ovat myös äänioikeutettuja, mikäli heillä muutoin on äänioikeus.

Etäkokousmahdollisuudesta tulee tiedottaa kokouskutsussa. Etäosallistujilla tulee olla tasapuoliset mahdollisuudet käytettävän osallistumis-alustan käyttämiseen ja osallistujille tulee tarjota selkeä ja riittävä ohjeistus sen käyttämiseen.

Edellisen vuoden toimijat eivät saa olla läsnä vastuuvapautta myönnettäessä.

Artikkelin lopussa on linkki jossa kerrotaan eri etäalustoista.

Esityslista

Kokouksen esityslistan tulisi olla mahdollisimman lyhyt. Poikkeustilanteessa riittää että kokouksessa käsitellään lähinnä sääntömääräiset asiat sekä mahdollisesti jokin aivan välttämätön asia.

Kiireettömät asiat ehtii käsitellä myöhemminkin.

Ihannetilanteessa hallitus ja puheenjohtaja keskustelevat ja neuvottelevat asioista jäsenistön kanssa mahdollisimman pitkälle jo ennen esityslistan lähettämistä esim. sähköpostilistalla, whatsappissa tai vastaavalla alustalla. Tällöin vuosikokouksessa on esityslista, josta vallitsee jo laaja yksimielisyys, ja sen läpikäyminen on muodollisuus, jossa äänestyksiin ei tarvitse mennä. Kokouksen valmistelu jo ennen esityslistan ja kokouskutsujen lähettämistä on nyt valttia.

Kokouksen paikka

Kokouksella on oltava jokin virallinen paikka – eli kokous on järjestettävä fyysisesti jossakin. Esimerkiksi puheenjohtajan koti voidaan ilmoittaa fyysiseksi kokouspaikaksi, johon yhdistyksen jäsenet muodollisesti kutsutaan ja jonne osallistuja, niin halutessaan, voisi periaatteessa tulla (tilaongelmissa voi kääntyä ylioppilaskunnan puoleen). Käytännössä tulee kuitenkin ottaa huomioon, että yli 10 hengen julkiset kokoontumiset on kielletty ja yksityisiä kokoontumisia suositellaan vahvasti välttämään. 

Jokaisen kokoukseen osallistuvan tulee myös varmistua, ettei hän aiheuta muille terveyteen kohdistuvaa vaaraa – toisin sanoen flunssa-oireiset tai muutoin mahdollisesti tartuntaa kantavat henkilöt voivat osallistua kokoukseen vain etänä. Karanteeniin määrätyt henkilöt eivät luonnollisesti voi ottaa fyysisesti osaa kokoukseen.  

Vastuuvapauden myöntäminen

Taloudellisen vastuun myöntäminen edellyttää että kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Arvioikaa myös miten suurista summista edellisen kauden vastuuhenkilöt ovat vastuussa ja sisältyykö vastuuvapauden myöntämiseen riskejä. Tavallisesti rahastonhoitajat hoitavat työnsä hyvin ja nuhteettomasti, eikä lillukanvarsiin takertuminen ole tarpeellista. Tarvittaessa, esimerkiksi merkittävien epäselvyyksien tullessa kysymykseen, vastuuvapauden myöntäminen voidaan siirtää syksylle.

Asianomaiset eivät saa itse olla päättämässä omasta vastuuvapaudestaan. Toisin sanoen edellisen vuoden toimijat eivät saa olla läsnä vastuuvapautta myönnettäessä.

Erikoistilanteet

Yhdistysoikeus teos (Halila ja Tarasti 2006, 318) sanoo seuraavaa:

“Yhteisöoikeudessa on hyväksytty yleisesti se periaate, että jäsenet ja osakkaat voivat tehdä yksimielisinä päätöksen myös muuten kuin asianmukaisesti koolle kutsutussa kokouksessa. Edellytyksenä kuitenkin on että päätöksestä laaditaan pöytäkirja. Tämä koskee myös yhdistysten päätöksentekoa.”

Käytännössä tähän sääntöön nojaaminen edellyttää, että kaikki jäsenet ovat asiasta yksimielisiä.

Jos jäsenistön kesken vallitsee yksimielisyys käytettävien menetelmien oikeellisuudesta, poikkeuksellisetkin menetelmät voivat tulla kysymykseen. Eli jos on varmaa että kukaan ei riitauta asioita, niin “antaa mennä.” Päätöksistä on kuitenkin laadittava pöytäkirja, jotta asiat voidaan jälkeenpäin vielä tarkistaa.

Eli vielä pähkinänkuoressa

  • Jos ette voi järjestää kevätkokousta, no hätä – Poikkeusoloissa, epidemian rajoittamiseksi on suositeltavaa lykätä kokouksen pitämistä ja järjestää se sitten kun olosuhteet sen sallivat.
  • Jos teidän on kuitenkin välttämätöntä järjestää kevätkokous. Asialistalle vain sääntömääräiset asiat tai aivan välttämättömyydet. Neuvotelkaa asiat valmiiksi etukäteen etä-alustojen kautta jo ennen esityslistan lähettämistä, niin että itse kokous on enemmän muodollisuus.
  • Kokouksella on oltava fyysinen paikka, johon kokoukseen osallistujat, ainakin muodollisesti, kutsutaan.
  • Etäosallistumisesta vuosikokoukseen määräävät yhdistyksen säännöt.
  • Yhdistyksen hallituksen toimintaa eivät ensisijaisesti valvo viranomaiset, vaan jäsenistö – jos asioista on yhdistyksessä laaja yksimielisyys, toiminta on läpinäkyvää ja yhtäläiset osallistumisoikeuden ja ääntenlaskun oikeellisuus on varmistettu, jäsenistö antaa varmasti anteeksi pienet, poikkeustilanteen luomat muotorikkeet.

Ongelmatilanteissa ja kysymyksissä ottakaa yhteyttä jäsenpalvelu- ja järjestösihteeriin. 

Ismo Puhakka
jyy@jyy.fi
050 4306747

Alustoja etäkokouksiin ja etätyöskentelyyn

https://www.partio.fi/lippukunnille/pestien-tuki/johtaminen-partiossa/riippumattojohtaminen-ja-etapartio/tyokaluja-ja-lisamateriaalia-etatyoskentelyyn/

PRHn ohjeet etäosallistumiseen

https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/yhdistyslaki/lakimuutokset_20100901/etaosallistuminen.html